Blogartikel vom
Projektcontrolling vereinfachen mit dem KISS-Prinzip.
Zahlendschungel statt Klarheit? Wer im Projektcontrolling auf komplexe Reports setzt, verliert oft den Überblick. In diesem Beitrag zeigen wir, wie du mit dem KISS-Prinzip typische Fehler vermeidest – und dein Projektgeschäft klar und effektiv steuerst.
Komplexität als Effizienzkiller
Komplizierte Reports kosten dich den Überblick
Projektcontrolling soll helfen, Projekte sicher zu steuern, Budgets im Griff zu behalten und Entscheidungen zu treffen. Doch der Alltag sieht oft anders aus: Überladene Excel-Tabellen, Reports mit zig KPIs und Dashboards, die mehr Fragen aufwerfen als sie beantworten. Statt Klarheit herrscht Verwirrung. Und mit jedem neuen Projekt steigt der Aufwand, den Überblick zu behalten.
Zeit, das Prinzip der Vereinfachung ernst zu nehmen – mit dem KISS-Prinzip: Keep It Simple, Stupid. Klingt provokant, bringt aber auf den Punkt, was Projektcontrolling heute leisten muss: Es soll verständlich, relevant und vor allem umsetzbar sein.
Der Zweck von Projektcontrolling – und wie er verloren geht
Projektcontrolling ist kein Selbstzweck.
Es geht darum, frühzeitig Abweichungen zu erkennen, Entscheidungen datenbasiert zu treffen und Risiken zu minimieren. Doch in der Praxis werden Reports oft zu überdimensionierten Datenfriedhöfen. Ein typisches Szenario: Eine Agentur erstellt wöchentliche Projekt-Reports mit über 20 KPIs, automatisiert aus verschiedenen Tools. Das Problem? Niemand liest die Reports. Und wenn doch, versteht kaum jemand, was sie aussagen.
Das Ziel geht verloren: Statt Unterstützung liefert das Controlling Verunsicherung. Dabei sollte es genau das Gegenteil bewirken – Sicherheit geben.
Die häufigsten Fehler im Projektcontrolling
1️⃣ Zu viele KPIs ohne Fokus
Nur weil ein KPI verfügbar ist, heißt das nicht, dass er relevant ist. Viele Unternehmen sammeln Daten, ohne sich zu fragen: Welche Kennzahlen helfen mir wirklich weiter?
2️⃣ Intransparente Datenquellen
Wenn die Zahlen aus verschiedenen Tools stammen und nicht einheitlich aufbereitet sind, sinkt das Vertrauen – und die Aussagekraft.
3️⃣ Reports, die niemand nutzt
Wenn Reports nicht adressatengerecht gestaltet sind, werden sie ignoriert. Controlling muss verständlich und visuell eingängig sein.
4️⃣ Trennung von Planung und Kontrolle
Viele Dienstleister planen ihre Projekte in einem Tool und kontrollieren in einem anderen. Das erschwert den Abgleich – und öffnet Tür und Tor für Fehler.
Das KISS-Prinzip im Projektcontrolling
Das KISS-Prinzip wurde ursprünglich in der Softwareentwicklung geprägt, gilt aber genauso fürs Controlling: Systeme (und Reports) sollten so einfach wie möglich sein – und nicht komplexer als nötig.
Im Projektcontrolling bedeutet das:
👉 Konzentration auf das Wesentliche.
👉 Relevante KPIs statt KPI-Flut.
👉 Klare Visualisierungen statt Zahlenwüsten.
Ein einfacher Report ist nicht oberflächlich – er ist fokussiert und plakativ. Und nur was verstanden wird, kann auch genutzt werden.
So gelingt einfaches, aber effektives Controlling
Die richtigen Fragen stellen
Was will ich mit dem Report erreichen? Welche Entscheidungen will ich vorbereiten? Die Antwort auf diese Fragen definiert, welche Zahlen wirklich relevant sind.
Weniger ist mehr
Für Agenturen, Beratungen und IT-Dienstleister reichen oft drei zentrale Kennzahlen:
1️⃣ Projektfortschritt vs. Budget
2️⃣ Geleistete Stunden vs. geplante Kapazität
3️⃣ Rentabilität pro Projekt
Zentrale Tools & Funktionen nutzen
Ein ERP-System wie MOCO unterstützt mit genau den Funktionen, die für ein schlankes Projektcontrolling nötig sind:
- Integrierte Zeiterfassung & Abrechnung
- Übersichtliche Projektberichte
- Bereichsübergreifende Echtzeit-Kennzahlen
- Individuelle Benachrichtigungseinstellungen für den Projektverantwortlichen
- Export & API für individuelle Spezialauswertungen
3 Beispiele für einfache Reports mit Wirkung
1. Zentrale Projektliste
Individuelle Projektliste mit genau den Daten, die du für deinen Überblick benötigst.
Die hilfreichsten Reports sind die, die direkt aufrufbar sind. Eine zentrale Projektliste mit individuell zusammengestellten Spalten ermöglicht dir genau den Überblick, den du für dein Projektgeschäft benötigst. Filteroptionen helfen deinem Team dabei, die für sie relevanten Informationen direkt abrufen zu können – ganz ohne Informations-Overload. Auch hier gilt also: keep it simple and stupid.
Die hilfreichsten Reports sind die, die direkt aufrufbar sind. Eine zentrale Projektliste mit individuell zusammengestellten Spalten ermöglicht dir genau den Überblick, den du für dein Projektgeschäft benötigst. Filteroptionen helfen deinem Team dabei, die für sie relevanten Informationen direkt abrufen zu können – ganz ohne Informations-Overload. Auch hier gilt also: keep it simple and stupid.
In MOCO verwaltest du alle Projekte flexibel und agil.
✔ Budgetfortschritt im Blick – um rechtzeitig reagieren zu können
✔ Überblick über abrechenbare Leistungen – damit kein Umsatz mehr verloren geht
✔ Smart Filter – die auf zu erledigende Dinge aufmerksam macht
Leistungsstand vs. Budget
Der Fortschrittsbalken zeigt, wie viel vom Budget bereits durch Stunden (hellgrün) und Zusatzleistungen (dunkelgrün) geleistet wurde. Ein Klick führt direkt zum detaillierten Projektbericht.
➡️ So erkennst du frühzeitig Budgetabweichungen – und kannst Projekte gezielt nachsteuern, bevor es kritisch wird.
Bereits abgerechnet
Ein kleiner grauer Balken darunter zeigt an, wie viel bereits in Rechnung gestellt wurde. Geplante Abrechnungen aus dem Abrechnungsplan werden zusätzlich hellgrau visualisiert.
➡️ Das sorgt für Transparenz über offene Erlöse und verbessert deine finanzielle Planbarkeit.
Ein kleiner grauer Balken darunter zeigt an, wie viel bereits in Rechnung gestellt wurde. Geplante Abrechnungen aus dem Abrechnungsplan werden zusätzlich hellgrau visualisiert.
➡️ Das sorgt für Transparenz über offene Erlöse und verbessert deine finanzielle Planbarkeit.
Abrechenbare Positionen
Der grün hervorgehobene Betrag markiert alle Positionen, die aktuell abgerechnet werden können – Stunden, Zusatzleistungen oder Fixpreisanteile. Ein Klick führt direkt zur Abrechnung.
➡️ So bleibt keine abrechenbare Leistung liegen – und dein Cashflow kommt schneller in Bewegung.
Der grün hervorgehobene Betrag markiert alle Positionen, die aktuell abgerechnet werden können – Stunden, Zusatzleistungen oder Fixpreisanteile. Ein Klick führt direkt zur Abrechnung.
➡️ So bleibt keine abrechenbare Leistung liegen – und dein Cashflow kommt schneller in Bewegung.
Zieltermine und Handlungsbedarf im Blick
Ein Icon signalisiert auf einen Blick, ob ein Projektzieltermin erreicht oder überfällig ist. Zusätzlich lässt sich die Projektliste über Filter auf das Wesentliche konzentrieren – z. B. nur abrechenbare oder über Budget liegende Projekte.
➡️ Du erkennst Engpässe oder Verzögerungen sofort – und kannst vorausschauend handeln statt hinterherzurennen.
Ein Icon signalisiert auf einen Blick, ob ein Projektzieltermin erreicht oder überfällig ist. Zusätzlich lässt sich die Projektliste über Filter auf das Wesentliche konzentrieren – z. B. nur abrechenbare oder über Budget liegende Projekte.
➡️ Du erkennst Engpässe oder Verzögerungen sofort – und kannst vorausschauend handeln statt hinterherzurennen.
Individuelle Spalten & Filter
Wer tiefer einsteigen möchte, kann eine individuelle Projektliste konfigurieren: Eigene Felder, effektiver Stundensatz, Restbudget, Planung und vieles mehr – alles filter- und exportierbar.
➡️ Du hast immer genau die Daten im Blick, die für deine Steuerung relevant sind – ohne Informationsflut.
Wer tiefer einsteigen möchte, kann eine individuelle Projektliste konfigurieren: Eigene Felder, effektiver Stundensatz, Restbudget, Planung und vieles mehr – alles filter- und exportierbar.
➡️ Du hast immer genau die Daten im Blick, die für deine Steuerung relevant sind – ohne Informationsflut.
💡 MOCO-Tipp
Nutze Routinen für Klarheit statt Kontrolle.
Statt dich täglich durch Zahlen zu klicken, etabliere einen wöchentlichen Review-Termin mit klarer Agenda: Was lief gut, was braucht Aufmerksamkeit, was kann abgeschlossen werden? Archiviere ein Projekt nach der letzten Rechnung. Denn die Projektliste entfaltet erst dann ihre volle Wirkung, wenn sie regelmäßig gemeinsam genutzt und hinterfragt wird – nicht nur kontrolliert. Das spart Zeit und fördert Verantwortungsübernahme im Team.
Statt dich täglich durch Zahlen zu klicken, etabliere einen wöchentlichen Review-Termin mit klarer Agenda: Was lief gut, was braucht Aufmerksamkeit, was kann abgeschlossen werden? Archiviere ein Projekt nach der letzten Rechnung. Denn die Projektliste entfaltet erst dann ihre volle Wirkung, wenn sie regelmäßig gemeinsam genutzt und hinterfragt wird – nicht nur kontrolliert. Das spart Zeit und fördert Verantwortungsübernahme im Team.
2. Ressourcenplanung
Auslastung nach Teammitglied, Engpässe frühzeitig erkennbar.
Unterschätze nicht, welche Projekte in welcher Zeit stattfinden. Um Ressourcen realistisch zu planen, hilft dir die sogenannte Kapazitätsplanung.
Unterschätze nicht, welche Projekte in welcher Zeit stattfinden. Um Ressourcen realistisch zu planen, hilft dir die sogenannte Kapazitätsplanung.
MOCO hilft dir dabei, deine Projekte zukunftssicher zu planen:
✔ Langfristige grobe Planung von Projekten und Leads
✔ Detaillierter planen mit beliebige Zeiteinheiten
✔ Planungseinträge für die Zeiterfassung anbieten
✔ Urlaubs- und Abwesenheitsübersicht über die ganze Firma
Projekte sollten nicht auf Kante genäht geplant werden – grob reicht völlig. Denn worum geht’s? Darum, zu sehen: Wer ist wie lange eingebunden – und wo steckt noch Luft drin? Ob du dafür tageweise Projekte zuweist oder die Woche kleinteilig in Zeitslots zerlegst, spielt keine Rolle. Am Ende kommt’s auf dasselbe raus.
Grobe Planung heißt: Ein 8-Stunden-Tag ist mit 6 bis 7 Stunden verplant – der Rest bleibt Puffer. Für kleine Aufgaben, spontane Meetings oder auch einfach, um flexibel am Projekt weiterzuarbeiten. Die Feinverteilung? Darf ruhig in der Verantwortung der Mitarbeitenden liegen. Denn die wissen am besten, wie sie ihre Zeit sinnvoll einsetzen. 6 weitere Tipps für eine stressfreie Ressourcenplanung findest du in diesem Blogbeitrag.
💡 MOCO-Tipp
Plane immer mit einem realistischen Puffer.
Überlastung entsteht nicht durch schlechte Tools, sondern durch zu dichte Planung. Ein einfacher Trick: Plane Kapazitäten maximal zu 80 % aus – und verteile die restlichen 20 % bewusst als Pufferzeit. Das macht dein Team widerstandsfähiger gegenüber spontanen Anfragen, Krankheitsausfällen oder Änderungen – und reduziert nachhaltig den Stresslevel.
Überlastung entsteht nicht durch schlechte Tools, sondern durch zu dichte Planung. Ein einfacher Trick: Plane Kapazitäten maximal zu 80 % aus – und verteile die restlichen 20 % bewusst als Pufferzeit. Das macht dein Team widerstandsfähiger gegenüber spontanen Anfragen, Krankheitsausfällen oder Änderungen – und reduziert nachhaltig den Stresslevel.
3. Der Projektbericht – Kennzahlen im Kontext
Ein wirkungsvoller Report muss nicht kompliziert sein.
Einer der aussagekräftigsten Reports ist der Projektbericht – denn er kombiniert Planung, Leistung, Finanzen und Rentabilität in einem kompakten Überblick. Statt isolierter Kennzahlen erhältst du hier eine fundierte Gesamtsicht auf das gesamte Projekt – inklusive Fortschritt, Budgetauslastung und Wirtschaftlichkeit.
Einer der aussagekräftigsten Reports ist der Projektbericht – denn er kombiniert Planung, Leistung, Finanzen und Rentabilität in einem kompakten Überblick. Statt isolierter Kennzahlen erhältst du hier eine fundierte Gesamtsicht auf das gesamte Projekt – inklusive Fortschritt, Budgetauslastung und Wirtschaftlichkeit.
Der Projektbericht zeigt dir:
✔ Leistung & Fortschritt
Ob geleistete Stunden, erfasste Zusatzleistungen oder Fortschritt gegenüber dem Zeitplan – hier wird sichtbar, wie weit das Projekt ist und wie viel Budget noch zur Verfügung steht.
✔ Leistung & Fortschritt
Ob geleistete Stunden, erfasste Zusatzleistungen oder Fortschritt gegenüber dem Zeitplan – hier wird sichtbar, wie weit das Projekt ist und wie viel Budget noch zur Verfügung steht.
✔ Abrechnung & Budgetkontrolle
Du siehst auf einen Blick, was bereits abgerechnet wurde, wie viel noch offen ist – und ob du im vereinbarten Rahmen liegst oder das Gespräch mit dem Kunden suchen solltest.
Du siehst auf einen Blick, was bereits abgerechnet wurde, wie viel noch offen ist – und ob du im vereinbarten Rahmen liegst oder das Gespräch mit dem Kunden suchen solltest.
✔ Rentabilität
Kosten und Erlöse werden gegenübergestellt – intern und klar getrennt von der Kundensicht. So erkennst du, ob sich das Projekt für dein Unternehmen wirtschaftlich rechnet.
Kosten und Erlöse werden gegenübergestellt – intern und klar getrennt von der Kundensicht. So erkennst du, ob sich das Projekt für dein Unternehmen wirtschaftlich rechnet.
✔ Detaillierte Stundenanalyse
Ob nach Leistung, Mitarbeitenden oder Monat – du kannst genau nachvollziehen, wie sich die Arbeitszeit im Projekt verteilt.
Ob nach Leistung, Mitarbeitenden oder Monat – du kannst genau nachvollziehen, wie sich die Arbeitszeit im Projekt verteilt.
✔ Kollaboration mit Kunden
Ein eingeschränkter Projektbericht lässt sich auf Wunsch direkt mit dem Kunden teilen – für transparente Zusammenarbeit ohne lästigen Reporting-Aufwand.
Ein eingeschränkter Projektbericht lässt sich auf Wunsch direkt mit dem Kunden teilen – für transparente Zusammenarbeit ohne lästigen Reporting-Aufwand.
➡️ So behältst du nicht nur den Überblick – sondern erkennst frühzeitig, wo du steuernd eingreifen musst.
💡 MOCO-Tipp
Mach die Rentabilität zum Bestandteil deines Projekt-Setups.
Definiere schon beim Projektstart interne Mindestziele – zum Beispiel einen Ziel-Deckungsbeitrag oder eine Mindestmarge. Diese Vorgaben helfen dir, im Projektverlauf gezielt gegenzusteuern, wenn sich abzeichnet, dass die Wirtschaftlichkeit kippt. Das fördert eine betriebswirtschaftlichere Denkweise im Team – nicht erst am Monatsende, sondern von Anfang an.
Definiere schon beim Projektstart interne Mindestziele – zum Beispiel einen Ziel-Deckungsbeitrag oder eine Mindestmarge. Diese Vorgaben helfen dir, im Projektverlauf gezielt gegenzusteuern, wenn sich abzeichnet, dass die Wirtschaftlichkeit kippt. Das fördert eine betriebswirtschaftlichere Denkweise im Team – nicht erst am Monatsende, sondern von Anfang an.
Kontrolle statt Kontrollverlust
Projektcontrolling muss nicht kompliziert sein, um wirksam zu sein. Im Gegenteil: Je einfacher und fokussierter die Reports, desto besser lassen sich Projekte steuern. Das KISS-Prinzip hilft, den Blick aufs Wesentliche zu richten – und endlich wieder Kontrolle zu gewinnen.
