Warum und wie planen

In der Regel wird überschätzt, welche Projekte in welcher Zeit mit bestehendem Personal Platz haben. Eine solide Auslastung ist für die Motivation der Mitarbeiter wichtig – gelegentliche Spitzen im Dienstleisterbusiness normal – aber permanente Überlastung führt zu schlechtem Arbeitsklima und hoher Fluktuation. Neue Leute einarbeiten verursacht mehr Kosten und bremst bestehende Teams aus.

Die Ressourcenplanung ist das Reservierungssystem für die ganze Firma. Verschiedene Interessen kommen in diesem Instrument zusammen. Die Verwendung dieses Werkzeugs über die gesamte Firma, nimmt Hektik aus dem Arbeitsalltag. Wie beim Flugzeug kann ein Sitz nicht durch mehrere Personen (in unserem Fall Projekte) belegt werden.

Projektleiter
Der PL möchte Ressourcen für seine Projekte garantiert haben. Er möchte keine Projektkonkurrenz beim MA, da sonst die Erfüllung seines Projekts gefährdet ist. Er spricht sich mit anderen Projektleitern, dem Teamleiter (wegen Urlaub) und dem Mitarbeiter bei der Planung ab.

Teamleiter
Der TL ist verantwortlich für die höchstmögliche Auslastung seines Teams. Er ist bestrebt Abwesenheiten (Ferien), interne und externe Projekte zu balancieren.

Verkäufer
Der Verkäufer muss jederzeit erfahren können, welche Ressourcen er verkaufen kann und muss, da er sonst dem potentiellen Kunden falsche Aussagen macht oder seine Ziele nicht erfüllt.

Unternehmer
Der Unternehmer möchte die Auslastung seines Unternehmens nachvollziehen und entsprechende Schritte einleiten können (Marketing, Sales, Personal einstellen/entlassen).

Diese Rollen können auch in einer Person vereint sein.

Um Aussagen zu Kapazitäten und Auslastung in den kommenden Monaten treffen zu können, macht eine langfristige, grobe Planung der budgetierten Zeitaufwände Sinn. Hier geht es weniger um einzelne Stunden.

→ Hält die Planung einfach und greifbar.
→ Im Gegensatz zu einer Detailplanung reduziert sich mit dieser Methode der Pflegeaufwand enorm. 

Kapazitäten werden oft überschätzt. Wir empfehlen bei der groben Planung nur ca. 70-75 % des Tagessolls zu verplanen. Bei einem 8-Stunden-Tag also nicht 8 Stunden sonder nur 5-6 Stunden. Die Differenz dient als Puffer für z.B. Meetings, Spontaneinsätze, spontane Kleinprojekte.

Eine Auslastung von 60 % gilt in der Regel als kostendeckend. Wird eine Person per se ständig überplant, führt das zu Überlastung. Überlastung resultiert in schlecht laufende Projekte, höheren Krankheitsstand, kostenintensive Neuanstellungen, die man sich bei guter Planung eventuell hätte sparen können.

Die grobe Planung hilft zur Abschätzung der Auslastung Wochen und Monate im Voraus. Kleinprojekte und Spontaneinsätze sind oft erst sehr kurzfristig klar – hier kann dann die grobe Planung für die kommenen Wochen bei Bedarf angepasst und kleinteiliger ausfallen.

Eingeplante Personen können sich die Projekte direkt in der Zeiterfassung anzeigen lassen und Stunden darauf buchen.
Mehr zu Zeiterfassung auf Aufgaben

Geplante Leads werden im Gegensatz zu Projekten weiss mit gestricheltem Rand angezeigt (siehe Titelbild). Die Farbe ist wie bei Projekten wähl- bzw. anpassbar.

Bei Beauftragung setzt du den Lead auf "Gewonnen" und erstellst das Projekt. Wählst du in diesem Schritt die Checkbox "Planung übernehmen" an, werden alle Planungseinträge auf das Projekt übertragen.

Nachträglich anpassen
Einen Eintrag kannst du auch nachträglich anpassen, indem du einfach statt des Leads das neue Projekt wählst. Bei einem Serieneintrag ändert das mit einem Klick alle Einträge.

Lead verloren
Bekommst du nicht den Zuschlag für den Auftrag, setzt du den Lead auf  "Verloren" oder "Abgesagt". Wie bei einem archivierten Projekt wirst du durch abgesoftete Einträge auf eventuell zu löschenden Einträge aufmerksam gemacht.

Die Planung der Leads lässt sich auch in den Einstellungen unter "Planung" deaktivieren.


Einstellungen zur Planung