Blogartikel vom
Case Study: Prozessoptimierung für die eigene Unternehmensberatung.
Erfahrungsbericht von Irina Gülland, Finanz- und Personalspezialistin bei AviloX (12 MA, Leipzig, MOCO-Kunde seit 2021)
AviloX berät mittelständische Unternehmen und Konzerne bei der Gestaltung moderner Arbeitswelten – mit Fokus auf Organisationsentwicklung, Kulturwandel, Change Management und KI-gestütztes Arbeiten. Im "Projekt MOCO" haben wir uns selbst optimiert – und erleben seither täglich, wie smarte Prozesse Klarheit, Effizienz und Zeitgewinn schaffen.
Diese Probleme hatten wir 2020 ...
Jeden Monat das gleiche Spiel: Am Monatsende begann die mühsame Suche nach allen Rechnungen, um sie rechtzeitig per E-Mail an unseren Steuerberater zu schicken – immer mit der Sorge, dass vielleicht doch eine fehlt. Diesen “Nervenkitzel“ wollten wir nicht länger spüren und machten uns auf die Suche nach einer effizienteren Lösung.
Die größten Herausforderungen:
Die größten Herausforderungen:
- Kein umfassender Überblick über Angebote und Rechnungen: Der Status der Angebote und Rechnungen war nicht transparent, was zeitaufwendige Abstimmungen innerhalb des Teams erforderlich machte.
- Zeitaufwändige manuelle Suche nach Angeboten, Rechnungen und Kontakten
- Ineffiziente Übergabe an die Buchhaltung: Am Monatsende mussten wir regelmäßig alle Rechnungen mühsam zusammensuchen und per E-Mail an den Steuerberater schicken – stets mit der Sorge, eine übersehen zu haben.
... und uns daraufhin auf die Suche nach einer Software gemacht
Auf der Suche nach einer Software für Kontakt-, Projekt- und Personalverwaltung haben wir 2021 MOCO eingeführt. Entscheidend für uns war eine intuitive und benutzerfreundliche Software, die sich nahtlos in unseren Arbeitsalltag integriert.
Mit MOCO zu mehr Effizienz
Wir haben zahlreiche Prozesse mit MOCO optimiert und damit Lösungen für mehr Effizienz gefunden. Bis heute schätzen wir die besseren Abläufe, die hohe Zeitersparnis und die fliessende Bedienbarkeit. Es haben sich folgende Vorteile für uns bewährt:
- Direktübertragung nach DATEV
- Angebotserstellung
- Rechnungserstellung
- Schnittstelle zur Bank
- E-Rechnungen
Direktübertragung nach DATEV
Wir haben uns ganz klar für die Direktübertragung entschieden, um unsere Prozesse so effizient wie möglich zu gestalten. So werden Eingangs- und Ausgangsrechnungen mit nur einem Klick an DATEV Unternehmen Online übermittelt. Das macht so vieles einfacher, denn unser Steuerberater hat sie sofort zur Verfügung, ohne dass wir die Rechnungen erst suchen und per E-Mail senden müssen.
Angebotserstellung
Wir haben unseren gesamten Angebotsprozess in MOCO abgebildet, angefangen mit der Lead-Erstellung bis hin zur Erstellung eines neuen Projektes aus dem Angebot.
Folgende Prozesse konnten wir damit optimieren und effizienter gestalten:
- Angebote können von mehreren Mitarbeiter:innen gleichzeitig bearbeitet werden.
- Leistungsbausteine können einmalig erstellt und für weitere Angebote wiederverwendet werden.
- Das System vergibt automatisch fortlaufenden Angebotsnummern (keine Fehleranfälligkeit).
- Eigenes Corporate Designs kann verwendet werden (professioneller und einheitlicher Auftritt)
- Automatische Kalkulation und Berechnung der Umsatzsteuer
- Angebotsbestätigung kann per Link erfolgen
- Dokumentation ist vorhanden
Rechnungserstellung
Auch unsere Rechnungen erstellen wir in MOCO. Nachdem das Angebot vom Kunden bestätigt wurde, wird ein Projekt erstellt. Es werden alle Zeiten für den Kunden auf das Projekt in MOCO gebucht und am Ende eines Monats erfolgt die Rechnungserstellung.
Die Highlights dieses Prozesses sind für uns:
Die Highlights dieses Prozesses sind für uns:
- Eine Rechnung kann von mehreren Mitarbeiter:innen gleichzeitig bearbeitet werden
- Der Leistungszeitraum kann ausgewählt werden
- Das Zahlungsziel wird automatisch berechnet
- Die Rechnungsnummer wird fortlaufend vom System vergeben
- Ein Stundenauszug kann als Anlage hinzugefügt werden
- Übersicht über alle Rechnungen (transparenter Status: Entwurf, erstellt, versendet, überfällig, offen)
- Mahnwesen ist ebenfalls vorhanden
Schnittstelle zur Bank
Mit der direkten Bankanbindung konnten wir viel manuelle Arbeit elimieren und sparen so viel Zeit ein: Statt manueller Prüfung von Rechnungen und die händische Anpassung des Zahlungsstatus gleicht MOCO nun die Zahlungen automatisch ab – sowohl für eingehende als auch für ausgehende Rechnungen. Zudem besteht die Möglichkeit, weitere Bankkonten hinzuzufügen, um den Abgleich noch umfassender und effizienter zu gestalten.
E-Rechnungen
Die Ausgabenverwaltung mit MOCO stand zu Beginn nicht im Fokus unseres Projekts. Mit der Verpflichtung zum Empfang von E-Rechnungen ergab sich jedoch ein sinnvoller Moment, unsere bestehenden Prozesse zu prüfen, neu zu strukturieren und deutlich zu optimieren.
MOCO erleichtert uns den Empfang und die Verarbeitung von Eingangsrechnungen im E-Rechnungsformat erheblich und reduziert dabei den manuellen Aufwand deutlich. Ein Großteil der Rechnungen wird automatisch aus unserem zentralen E-Mail-Postfach an MOCO weitergeleitet und dort direkt erfasst – inklusive Freigabeworkflow.
MOCO erleichtert uns den Empfang und die Verarbeitung von Eingangsrechnungen im E-Rechnungsformat erheblich und reduziert dabei den manuellen Aufwand deutlich. Ein Großteil der Rechnungen wird automatisch aus unserem zentralen E-Mail-Postfach an MOCO weitergeleitet und dort direkt erfasst – inklusive Freigabeworkflow.
Rechnungen, die noch nicht im E-Rechnungsformat eingehen, lassen sich dank MOCO OCR ebenfalls effizient verarbeiten: die relevanten Informationen werden automatisch ausgelesen, sodass wir nur noch einzelne Angaben prüfen müssen, bevor die Daten an DATEV Unternehmen Online übermittelt werden.
Durch die vollständig integrierte Ausgabenverwaltung konnten wir den Zeit- und Arbeitsaufwand spürbar reduzieren – ein echter Gewinn für unser Tagesgeschäft.
Durch die vollständig integrierte Ausgabenverwaltung konnten wir den Zeit- und Arbeitsaufwand spürbar reduzieren – ein echter Gewinn für unser Tagesgeschäft.
"Der grösste Mehrwert, den MOCO für unser Business hat?
Eine neue Leichtigkeit im Arbeitsalltag –
dank digitalisierter Prozesse und spürbar mehr Effizienz."
Irina Gülland, Finanz- und Personalspezialistin
Wir sind die Unternehmensberatung AviloX und berichten mit diesem Artikel von unseren persönlichen Erfahrungen mit MOCO.
Wir bezeichnen uns selbst als ein Lebendexperiment für die Zukunft der Arbeit – ein Ort, an dem New Work nicht nur ein Konzept, sondern gelebte Realität ist. Seit unserer Gründung erkunden wir stets neue Wege, um unsere Organisation kontinuierlich weiterzuentwickeln. Dabei zählt jede Idee, jede Perspektive, denn wir glauben fest daran: „Unser Erfolg entsteht gemeinsam – durch die Menschen, die hier mitgestalten.“ Mit unserer Expertise in Organisationsentwicklung, Kulturwandel, Change-Management sowie KI-gestütztem Arbeiten begleiten wir Unternehmen auf ihrem Weg hin zu gesunden und zukunftsfähigen Organisationen.
Möchtest du die Produktivität deines Unternehmens steigern und die Prozesse effizienter gestalten, um endlich mehr Zeit für dein Kerngeschäft zu haben?
Wir bei Avilox können dich und dein Unternehmen unterstützen, denn das ist unser Kerngeschäft 😉 Wir freuen uns auf deine Nachricht oder Anruf.
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