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E-Rechnung, XRechnung, ZUGFeRD.

Mit der XRechnung hat die öffentliche Verwaltung in Deutschland einen neuen Standard für elektronische Rechnungen (eRechnungen) geschaffen. Das wurde nötig, nachdem die Europäische Union im Rahmen ihrer Digitaloffensive alle Mitgliedsstaaten per Richtlinie 2014/55/EU dazu verpflichtet hatte, den Empfang von elektronischen Rechnungsdaten europaweit durch die öffentliche Verwaltung sicherzustellen.

Stand: 15. Mai 2021

Digitales Europa

Überall in Europa stehen die Zeichen auf Digitalisierung. Nicht ganz unschuldig an dieser Entwicklung: Die sogenannte „Digitale Agenda für Europa 2020“ – ein Programm, mit dem sich die Europäische Union fit machen möchte für den digital(isiert)en Wettbewerb auf internationaler Ebene.
Im Fokus der digitalen Agenda stehen dabei neben dem verbesserten Zugang von Verbrauchern und Unternehmen zu digitalen Waren und Dienstleistungen vor allem die „Schaffung der richtigen Bedingungen, damit sich digitale Netze und innovative Dienste entwickeln können“ sowie ein besseres Ausschöpfen von Wachstumspotenzialen, welche sich im Rahmen einer digitalen Wirtschaft ergeben. 
Das Einsparpotential durch die E-Rechnung soll gigantisch sein. Ausserdem verspricht sich vor allem Italien als Vorreiter mit dem verbundenen Taxreporting in Echtzeit eine bessere Kontrolle beim ausufernden Umsatzsteuerbetrug.

Die E-Rechnung als Teil der Lösung

Die E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anstelle auf Papier oder in einer Bilddatei wie z. B. als PDF – in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datensatz dar. Dies gewährleistet, dass Informationen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden, elektronisch übermittelt und empfangen, sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können.

X-Rechnung & ZUGFeRD

Die europäischen Normierungsbehörde (CEN) hat die EU-Norm EN 16931-1:2017 veröffentlicht und in Deutschland in einer sogenannten „Core Invoice Usage Specification“ (CIUS) ausgestaltet – auch bekannt als XRechnung.
 
XRechnung an den Bund in Deutschland Pflicht
Seit Ende 2020 müssen Rechnungen in Deutschland an Auftraggeber des Bundes mit einem Betrag über 1000 EUR digital im neuen eRechnungs-Format XRechnung in der „Zentrale Rechnungseingangs-Plattform“ des Bundes (ZRE) eingehen. Entweder direkt oder über ein Portal. Ansonsten werden sie zurückgewiesen und nicht mehr bezahlt.

Rechnungssteller haben für die Übermittlungswege verschiedene Optionen. Eine davon ist ein PDF inkl. strukturierte Daten. Dafür wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) ein gemeinsames übergreifendes Format erarbeitet. Dieses hybride Format nennt sich deshalb ZUGFeRD.

XRechnung Pflicht Deutschland Bundesländer

Herausforderung Kommunen, öffentliche Unternehmen und andere Empfänger auf Landes- und kommunaler Ebene

Die Regelungen auf Länderebene unterscheiden sich zum Teil erheblich voneinander
In der Praxis ist die „einheitliche“ elektronische Rechnungsstellung an Auftraggeber in Bund, Ländern und Gemeinden in Deutschland leider alles andere als „einfach“. Der verstärkte Aktivismus Seiten der öffentlichen Verwaltung lief asynchron. Während der Bund seine Hausaufgaben in Sachen „E-Rechnung“ bereits gemacht hat, sind die Fortschritte auf Landes- und kommunaler Ebene äußerst unterschiedlich – was in der föderalen Natur der Sache liegt.

Auf Landesebene gibt es (noch) so gut wie keine Verpflichtung zur E-Rechnungsversand an die Verwaltung. Die schier unüberschaubare Zahl an unterschiedlichen Detailvorgaben, Portalen, Übertragungswegen und Schwellenwerten macht die E-Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung und öffentliche Unternehmen sehr kompliziert. Gerade dann, wenn man als Lieferant oder Dienstleister der öffentlichen Hand für mehrere Rechnungsempfänger in verschiedenen Ländern, Gemeinden oder Regionen tätig ist.

Es liegen nicht nur Unterschiede auf Ebene von Ländern und Kommunen vor. Auch innerhalb dieser Bereiche gibt es oft noch eine Vielzahl von Unsicherheiten.

Es muss deshalb mit jedem Auftraggeber einzeln abgeklärt werden, wie die Rechnungsstellung erfolgen soll und welche Angaben mit der XRechnung übermittelt werden müssen. Was es immer benötigt ist eine Identifikationsnummer des Auftraggebers – in der Regel ist das die Leitweg-ID. Dazu kann eine Lieferantennummer und eine Bestellnummer kommen.

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