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Abseits von Timesheets: Die Zukunft von Time Intelligence im Consulting.
Jede Beratung kennt es: Zeiterfassung soll Margen schützen – nervt aber oft einfach nur das Team. Und wenn Leute sie vermeiden, brechen alle ausgeklügelten Kalkulationen in sich zusammen.
Hier kommt die unbequeme Wahrheit, die viele unterschätzen:
Wenn jede Beraterin und jeder Berater „nur“ 30 Minuten pro Tag vergisst zu erfassen, verliert eine 30-köpfige Beratung rund 396.000 € potenziellen Umsatz pro Jahr.
Wenn jede Beraterin und jeder Berater „nur“ 30 Minuten pro Tag vergisst zu erfassen, verliert eine 30-köpfige Beratung rund 396.000 € potenziellen Umsatz pro Jahr.
Nicht weil die Arbeit nicht gemacht wurde – sondern weil die Stunden nie im System landen.
Die gute Nachricht:
Dieser Margenverlust passiert nur, wenn Zeiterfassung schmerzhaft ist.
Dieser Margenverlust passiert nur, wenn Zeiterfassung schmerzhaft ist.
Nimm den Schmerz raus – und plötzlich spielt die Marge wieder für dich.
Wir bewegen uns in auf die Ära des Time Intelligence zu – einer Zeit, in der jede erfasste Stunde Klarheit bringt und jede fehlende Stunde still und leise deine Marge kürzt.
Zeiterfassung ist kein Kontrollinstrument – sondern bares Geld
Die meisten Teams sehen Stundenzettel immer noch als Mittel, mit dem Manager prüfen, was gemacht wurde.
In Wahrheit zeigen dir Zeitdaten etwas viel Wertvolleres:
- wie profitabel Projekte wirklich sind
- wo Geld versickert, bevor du es bemerkst
- welche Leistungen chronisch unterpreist sind
- wie viel Senior-Zeit in Junior-Aufgaben verschwindet
- welche Kund:innen mehr kosten, als sie zahlen
Keine Zeitdaten = keine Margentransparenz.
Keine Transparenz = weniger Gewinn.
Keine Transparenz = weniger Gewinn.
Es geht nicht um Micromanagement.
Es geht darum, kein Geld liegen zu lassen.
Es geht darum, kein Geld liegen zu lassen.
Warum fehlende Zeitdaten so teuer sind
Beratungsfirmen scheitern selten an der Delivery – sie scheitern daran, dass sie ihre Zahlen nicht früh genug klar sehen.
Ohne präzise Zeiterfassung:
- sind Angebote reine Schätzungen
- driften Projektbudgets
- bleibt Scope Creep unbemerkt
- passieren Staffing-Entscheidungen zu spät
- basiert Kundenprofitabilität auf Bauchgefühl
- arbeitet das Team reaktiv statt geplant
Du steuerst im Blindflug.
Und wenn der CFO fragt:
„Wo ist die Marge letztes Quartal geblieben?“
…hast du vielleicht eine Ahnung, aber keine Daten.
„Wo ist die Marge letztes Quartal geblieben?“
…hast du vielleicht eine Ahnung, aber keine Daten.
Ein einfaches Beispiel: „Nur“ 30 Minuten pro Tag fehlen
Stell dir eine Beratung vor mit:
- 30 Consultants
- einem durchschnittlichen Stundensatz von 120 €
- ca. 220 Arbeitstagen pro Jahr
- und jede Person vergisst täglich 30 Minuten zu erfassen (0,5 Std)
Schritt 1 – Fehlende Stunden pro Tag
0,5 Std × 30 Consultants = 15 Std pro Tag
Schritt 2 – Wert dieser Stunden pro Tag
Schritt 2 – Wert dieser Stunden pro Tag
15 Std × 120 € = 1.800 € pro Tag
Schritt 3 – Wert dieser Stunden pro Jahr
Schritt 3 – Wert dieser Stunden pro Jahr
1.800 € × 220 Tage = 396.000 € pro Jahr
Was das bedeutet
In einer völlig normalen Beratung vernichtet eine halbe Stunde pro Person und Tag rund 396.000 € potenziellen Jahresumsatz.
Das entspricht
- mehreren neuen Stellen
- dem Gewinn ganzer Business Units
- oder genau dem Puffer, der zwischen „komfortabel“ und „Krise“ entscheidet
Wie du Time Intelligence in den Arbeitsalltag integrierst
Pragmatisch. Klar. Im MOCO-Style.
1. Klare Leistungsarten definieren (und konsequent nutzen)
Teams erfassen ihre Zeiten oft korrekt – aber in Kategorien, die zu unscharf sind.
Tipp:
Erstelle eine einfache, standardisierte Leistungsstruktur, z. B.:
Erstelle eine einfache, standardisierte Leistungsstruktur, z. B.:
- Strategie
- Konzeption
- Design
- Development
- Projektmanagement
- QA / Review
- Meetings
Keine Konsistenz = keine Time Intelligence.
2. „Erfasse am selben Tag“-Regel (und erkläre das Warum)
Die größten Margenlecks entstehen durch verspätet oder gar nicht erfasste Stunden.
Tipp:
Erwartung klar kommunizieren:
Zeit wird täglich erfasst – vor dem Gehen oder Laptop-Schließen.
Erwartung klar kommunizieren:
Zeit wird täglich erfasst – vor dem Gehen oder Laptop-Schließen.
Und zwar nicht als Kontrolle, sondern als Selbstschutz: „Jede nicht erfasste Stunde reduziert die Marge deiner eigenen Arbeit.“
3. Schwellenwerte im Blick behalten – bevor es kritisch wird
Viele merken erst nach Projektabschluss, dass sie drüber sind. Zu spät.
Tipp:
Achte auf Schwellenwerte: 50 %, 75 %, 90 %.
Achte auf Schwellenwerte: 50 %, 75 %, 90 %.
So bleibt Zeit, Scope anzupassen, Erwartungen zu klären oder neu zu verhandeln.
4. Auslastung für alle sichtbar machen
Auslastung ist kein Führungsgeheimnis.
Tipp:
Teile wöchentliche Insights:
Teile wöchentliche Insights:
- wer überlastet ist
- wer Kapazität hat
- welche Deadlines eng sind
- welche Rollen Engpässe verursachen
Transparenz reduziert Feuerlöschen – und verbessert Staffing und Marge.
5. Vor jedem Angebot frühere Projekte prüfen
Einer der einfachsten Wege, Geld zu verlieren: Angebote basierend auf optimistischen Erinnerungen.
Tipp:
Vor der Preisgestaltung prüfen:
Vor der Preisgestaltung prüfen:
- wie lange ähnliche Projekte gedauert haben
- welche Deliverables regelmäßig überzogen haben
- welcher Senioritätsmix profitabel war
Time Intelligence liefert harte Realität statt warmer Bauchgefühle.
6. Monatliche Margen-Retrospektive
Kein Workshop. Kein Tamtam. 30 Minuten reichen.
Themen:
- größte Abschreibungen
- profitabelste Projekte
- Überläufe pro Leistungsart
- Senioritätsmix
- Kosten pro Kunde
- Stunden nach Budget-Ende
In Mustern versteckt sich der Gewinn.
7. Zeiterfassung muss in den Flow passen – und angenehm sein
Wenn Zeiterfassung fünf Tools, Umwege und nervige Oberflächen bedeutet, macht sie niemand. Verständlich.
Erfolgreiche Zeiterfassung ist:
- in den Arbeitsfluss integriert (Kalender, Browser, Mobile)
- sofort verständlich
- leichtgewichtig statt überladen
- projektweit konsistent
- angenehm und intuitiv
Teams vermeiden Zeiterfassung nicht aus Gleichgültigkeit – sondern weil viele Tools wehtun.
Mach sie nahtlos, schnell, vielleicht sogar ein bisschen „nice“ – und plötzlich stimmen die Daten. Und die Marge.
Time Intelligence ist nicht mehr Arbeit – sondern smartere Arbeit
Der Weg zu besseren Margen beginnt mit:
- klaren Leistungsarten
- konsequenter Erfassung
- sichtbaren Budgets
- datenbasierter Preisgestaltung
- klaren Rollen
- einfachen Tools
- regelmäßigen Reviews
Wenn das steht, wird Zeiterfassung nicht zur Last,
sondern zu einem deiner stärksten strategischen Assets.
sondern zu einem deiner stärksten strategischen Assets.
Denn am Ende gilt: Nicht die großen Entscheidungen machen Beratungen profitabel. Sondern die kleinen, nicht erfassten Stunden, die leise verschwinden.
Time Intelligence sorgt dafür, dass du sie nicht mehr verlierst.
Willst du sehen, wie Zeiterfassung in MOCO funktioniert?
Zeiterfassung, die Spaß macht. Läuft.
