Blogartikel vom
Zeiterfassung für Agenturen: Der MOCO Workflow.
Zeiterfassung nervt? Muss nicht sein. Mit dem richtigen Workflow wird aus der ungeliebten Pflicht eine Routine, die dein Team sogar entlastet – und dir Zeit, Nerven und Geld spart. In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie MOCO Zeiterfassung so einfach, schnell und flexibel macht, dass alle mitziehen. Läuft.
Schluss mit Nachrennen: So bringst du dein Team zur Zeiterfassung
Freitag Abend und es bleibt nur wenig Zeit vor Feierabend – aber noch immer nicht haben alle Mitarbeitenden ihre Projektzeiten erfasst.
Ein weiteres Szenario: Der monatliche Rechnungslauf steht an – aber einige erfassen ihre Zeiten nur halbherzig oder mit Verzögerung. Die Projektleitung ist genervt, Teamleads schreiben Erinnerungsmails. Der Alltag in vielen Agenturen und bei anderen Projektdienstleistern.
Warum? Weil Zeiterfassung bei Mitarbeitenden oft als lästig gilt. Als Kontrolle interpretiert wird. Dabei stellt sie nicht nur sicher, dass ihr Arbeitgeber ordentlich abrechnen kann – sie hat auch direkte Vorteile: Weniger Frust mit schlecht geplanten, unterschätzten Projekten, da für Folgeprojekte der Aufwand klarer wird. Unterstützung bei der Selbsteinschätzung und Überblick zur eigenen Verrechenbarkeit und Überstunden.
Beispiel: Zeiterfassung kann sichtbar machen, wenn zu viel Zeit für Meetings aufgewendet wird. Es ist im Sinne des Unternehmers diesen unproduktiven Teil zu verringern was dem Mitarbeitenden bestenfalls auch unnötige Überstunden erspart und seine Motivation steigert.
Wenn also im Unternehmen das "Warum" als Teil der Unternehmenskultur gelebt wird, muss nur noch das "Wie" stimmen.
Und hier kommt direkt MOCO ins Spiel: Zeiterfassung geht schnell und leicht von der Hand und kann sogar von unterwegs erledigt werden.
Am Ende dieses Beitrags weisst du, welche Tools du deinen Mitarbeitenden an die Hand geben kannst – was dir im besten Fall viel Zeit und Nerven erspart.
Die Zeiterfassung: Einfach, schnell und flexibel
Der Kern der MOCO-Zeiterfassung ist die intuitive Eingabe. Sie ist flexibel und reduziert auf das Wesentliche. Mitarbeitende können ihre Zeiten:
- Manuell erfassen – einfache und schnelle Erfassung der Stundenzahl in verschiedenen Formaten.
- Per Stoppuhr tracken – für alle, die ihre Arbeitszeit live mitlaufen lassen wollen.
- Über Vorschläge buchen – auf geplante Projekte, favorisierte Einträge oder direkt aus Kalenderterminen heraus. Kein Suchen, keine Gedächtnislücken – die richtigen Einträge sind immer parat.
- Unterwegs eintragen via Mobile App – nutze unterwegs die MOCO iOS- und Android-App zur Zeiterfassung. Flexibilität für Mitarbeitende im Homeoffice oder unterwegs.
- Besonders praktisch: Teilen – Einträge lassen sich bequem mit Kollegen teilen. So erstellt bei Meetings nur einer einen Eintrag und zack – ist er bei allen drin – inklusive identischer Beschreibung.
Jede Person kann ihre bevorzugte Methode wählen – ob morgens die Stoppuhr starten oder die Zeiten gesammelt am Nachmittag erfassen, MOCO unterstützt beides optimal.
Klare Orientierung: Planung, Favoriten und Termine im Blick
Für die eigene Orientierung gibt es in MOCO den Bereich "Vorschläge" – diese Vorschläge können über die Zeiterfassung aufgerufen werden.
Projektplanung
Projekte mit ihren Leistungen können vorab geplant werden. Mitarbeitende sehen diese in ihrer Zeiterfassung und können direkt darauf buchen. Das sorgt für eine höhere Genauigkeit, weil keine Leistung vergessen und zielsicher auf die richtige Leistung gebucht wird.
Favoriten
Wiederkehrende Tätigkeiten lassen sich als Favorit speichern. Ein Klick – und der Eintrag steht. Favoriten sparen Zeit und minimieren Eingabefehler. Der Favorit wird täglich zum Buchen angeboten bis man ihn wieder abwählt.
Kalenderintegration
Durch die Integration eines externen Terminkalenders (z.B. Google Calendar oder Outlook), werden täglich alle Termine mit den Uhrzeiten eingeblendet und ergänzen die Projektplanung. Die Termine können mit einem Klick in Zeiteinträge umgewandelt werden.
Kontrolle durch Transparenz – nicht durch Druck
MOCO bietet Eigenkontrolle statt Mikromanagement:
- Der Fortschrittsbalken in der Zeiterfassung zeigt pro Woche, ob das Soll erfüllt ist. Dadurch erkennen Mitarbeitende selbst, ob sie im Plan sind.
- Die abonnierbare Wochenmail erinnert automatisch an fehlende Zeiten. Dadurch fällt bei den Teamleads weniger manueller Erinnerungsaufwand an.
- Der Soll-Ist-Vergleich gibt Überblick auf Monats- und Jahresebene.
- Arbeitszeitenabgleich: In der Zeiterfassung wird direkt sichtbar, ob noch Projektzeiten innerhalb der Arbeitszeit fehlen. Mit einem Klick kann die Lücke mit einem bestehenden oder neuen Eintrag aufgefüllt werden.
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung einfach erfüllen
Ergänzend zur Projektzeiterfassung gibt es in MOCO die Arbeitszeiterfassung (1). Sie gibt den zeitlichen Rahmen an, dokumentiert Start, Ende und Pausen (2) – ist aber unabhängig von Projekten.
Vorteile im Überblick
- Aktivierung der Arbeitszeiterfassung für einzelne Personen oder das ganze Team – flexibel einsetzbar, je nach gesetzlicher Vorgabe oder interner Regelung.
- Start/Stopp-Button für die tagesaktuelle Erfassung – einfache, schnelle Bedienung.
- Automatische Berechnung der Pausen – für die Dokumentation.
- Manuelle Nachträge möglich – keine unvollständige Arbeitszeiterfassung bei verpasstem Eintrag.
- Voreinstellungen für fixe Arbeitszeiten – minimiert täglichen Aufwand.
- Automatisierungen via NFC, WLAN oder Standort – Tracking läuft ohne manuelle Erfassung automatisch.
Zusatznutzen: Über die Arbeitszeiterfassung lassen sich auch Homeoffice-Tage dokumentieren – hilfreich für interne Auswertungen oder gesetzliche Nachweise.
Individuelle Ergänzungen: MOCO-Integrationen für die Zeiterfassung
MOCO fokussiert sich bewusst auf das Projektbusiness und bleibt schlank. Für spezielle Anforderungen gibt es Integrationen.
Nützliche Integrationen für die Zeiterfassung
- Kalender (Zeiterfassung) by MOCO: Kalendertermine direkt in der MOCO Zeiterfassung – Sinnvoll wenn Termine als Grundlage der Zeiterfassung genutzt werden sollen.
- Schnellzugriff durch Browser-Erweiterung: Browser-Erweiterung für direkten Zugriff via Widget – ohne dass man den MOCO-Tab suchen muss.
- Memtime: Trackt Aktivitäten für die Zeiterfassung im Hintergrund – und kann eine solide Erinnerungshilfe sein, um Projektzeiten vollständig zu erfassen.
- Wifi, NFC, RFID: Automatisierte Erfassung per Umgebungstrigger – unschlagbar für wiederkehrende Routinen.
- Praxistipp mit NFC: Terminal für dein Office für physische Arbeitszeiterfassung – ideal für Teams vor Ort.
So könnte ein Zeiterfassungs-Workflow in MOCO aussehen
Tagesstart
Mitarbeitende checken am Desktop oder via Smartphone ein.
Nutzen: Ab jetzt läuft die Arbeitszeit automatisch mit.
Nutzen: Ab jetzt läuft die Arbeitszeit automatisch mit.
Während des Tages
Das Team erfasst Stunden per Stoppuhr, manuell oder erstellt sie aus den Vorschlägen (geplante Projekte, Favoriten oder Kalenderterminen).
Nutzen: Für jede Arbeitsweise ist was dabei.
Nutzen: Für jede Arbeitsweise ist was dabei.
Tagesabschluss
Mitarbeitende ergänzen fehlende Zeiten über den Arbeitszeitabgleich oder ergänzen sie manuell bzw. entlang der Vorschläge.
Nutzen: Vollständige Erfassung leicht gemacht.
Nutzen: Vollständige Erfassung leicht gemacht.
Wochenabschluss
Finaler Blick auf den Fortschrittsbalken, ob dieser blau ist und damit das Soll erfüllt wurde – in der Regel ist damit auch die Zeiterfassung vollständig.
Nutzen: Tage nochmals blitzschnell prüfen und Nacharbeit am Monatsende vermeiden.
Nutzen: Tage nochmals blitzschnell prüfen und Nacharbeit am Monatsende vermeiden.
Reporting
Team- oder Projektleiter nutzen den Zeiterfassungsbericht und Stundenauszüge für Controlling und Abrechnung.
Nutzen: Keine Aktion vom Mitarbeitenden nötig, schnelle Übersicht für Vorgesetzte und transparente Abrechnung.
Nutzen: Keine Aktion vom Mitarbeitenden nötig, schnelle Übersicht für Vorgesetzte und transparente Abrechnung.
Gut zu wissen: Um die zeitnahe vollständige Erfassung zu forcieren und die Erfassung für die Abrechnung zu "fixieren", kann die Zeiterfassung gesperrt werden. Mitarbeitende können dann bei Bedarf eine temporäre Freigabe anfordern.
Controlling & Reporting ohne Mehraufwand
MOCO bietet hier umfangreiche Optionen an:
- Stundenauszug pro Person, Projekt, Kunde oder global – präzise Übersicht, welche Leistungen wie viel Zeit kosten, Grundlage für Optimierungen.
- Gesamtberichte zur Zeiterfassung zu Projekt- und Arbeitszeiten – Unregelmässigkeiten und Lücken übergreifend erkennen und kompakt schnelle Informationen zu den Details abrufen können.
- Export als PDF, Excel, CSV – flexible Weiterverarbeitung für interne Auswertungen oder Kundentransparenz.
- Live-Anzeige Budgetverbrauch – rechtzeitig gegensteuern, wenn Projektbudgets drohen aus dem Ruder zu laufen.
- APIs – ergänzende individuelle Dashboards bauen.
Das bringt volle Übersicht auf allen Unternehmensebenen – in Echtzeit jederzeit und überall.
Fazit: Leichtigkeit statt Frust
MOCO wird von deinem Team durch die Einfachheit und Flexibilität schnell und gut angenommen. Sie fühlt sich nicht mühsam, sondern unterstützend an und bietet jederzeit für alle im Unternehmen eine Echtzeitübersicht. So wird aus einer ungeliebten Pflicht eine funktionierende Routine. So wird aus „nachrennen“ ein „läuft“.
