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12 Tipps für eine bessere Kommunikation in Agenturen – mit Slack.

Man kennt das ja. Es heisst, dass die, die Kommunikation machen oft selber intern nicht ordentlich kommunizieren können. Das liegt sicher oft auch an der Firmenkultur - massgebend sind hier aber auch die Kommunikationsmittel. Eine interne E-Mail-Flut bringt eher Frust als eine bessere Kommunikation. Lange Meetings halten auf und ermüden. Ein Zurufen im Grossraumbüro ist auch nicht immer die beste Lösung.

Hier kommt Slack als Kommunikationplattform für Unternehmen ins Spiel. Eine Umfrage unter Slack-Benutzern zeigt: durch die Einführung eines Team-Chats kann die interne Mailflut um die Hälfte und Meetings um ein Viertel reduziert werden. Gleichzeitig wird die Produktivität und Transparenz erheblich gesteigert. Der Begriff Chat ist im Falle Slack aber auf jeden Fall sehr "tiefgestapelt". Die Software bringt im Vergleich zum z.B. Skype einen ganz andere Dimension an Mehrwert mit sich – und lässt sich via Zapier wunderbar mit MOCO kombinieren (Siehe dazu auch Punkt 12).


Warum man sich "dieses Slack" als Agentur genauer anschauen sollte:

1. Flexible Arbeitszeiten ohne dass Informationen verloren gehen
Egal ob von unterwegs, im Home Office oder im Büro – über Slack lässt sich einfach und schnell kommunizieren und auch Dateien austauschen. Slack ist eine Web-Anwendung, die für Desktop, Tablet und Smartphone verfügbar ist. 
Beispiel: Als Teilzeitmitarbeiter oder beim Arbeiten von zu Hause aus kann innerhalb kurzer Zeit auf kurze Rückfragen und Vorschläge geantwortet werden, als wäre man vor Ort. Verzögerungen wie bei E-Mails oder Telefon werden so reduziert.

2. News, Tipps & Ideen teilen
Eine Nachricht in Slack kann ein gezielter Beitrag für ein ganzes Team bzw. Unternehmen sein. 
Beispiel: In einem Channel ( = eine Art eingerichtete Gruppe aller oder bestimmter Benutzer) – wir nennen ihn jetzt kurzerhand "Kunterbunt" – werden die besten Artikel und Tipps geteilt. Einfach den Link eines spannenden Artikels copy-pasten und eine von Slack generierte Artikelvorschau animiert die anderen Teammitgglieder, sich den Artikel auch anzusehen. Bei Bedarf kann per Kommentarfunktion und Emoticons kommentiert werden. Eine gute Möglichkeit für Mitarbeiter, sich unterhaltsam weiterzubilden. 

3. Brainstorming für Pitches
Alle Mitarbeiter der Agentur können sich in Channels nach Projekten oder Themen organisieren und so effizient zusammenarbeiten. Durch die Historie bleiben alle Informationen erhalten und nachvollziehbar. 
Slack kann so hervorragend für Brainstormings zu Pitches eingesetzt werden. Ideen können in einem dafür angelegten Channel gesammelt, Scribbles/Screenshots/Links gepostet und Kurzmontagen allen Beteiligten zugänglich gemacht werden.
Schlussendlich ausgewählte Ideen können bei Bedarf mit einem Stern gekennzeichnet und gebündelt angezeigt werden.


4. Effizient bei Projekten zusammenarbeiten
Die Kurzkommunikation ist in der Steuerung und Abwicklung von Aufgaben nicht zu unterschätzen. Kurze Rückfragen, Vorschläge und Rückmeldungen sorgen für eine gesamthaft befriedigende Zusammenarbeit. Vor allem, wenn dies nicht im Eins-zu-Eins-Chat stattfindet, sondern für alle Projektbeteiligten mit- und nachvollziehbar zentral – im passenden Channel.
Über die intelligente Suche können hochgeladene Dateien und Infos jederzeit wiedergefunden werden. Slack indexiert auch PDFs, Word-Files, Google Docs usw. Es gibt ausserdem ein zentrales Datei- und Nachrichten-Archiv.
Das macht es nicht nur für bestehende sondern auch für neue Teammitglieder einfach. Sie haben die Möglichkeit über die Historie zu erfahren, was bisher gelaufen ist. Anders als bei E-Mails sind für das neue Teammitglied sämtliche Information einsehbar/durchsuchbar.

5. Förderung des Teamgedankens
Die oben erwähnte Umfrage bestätigt, dass 90 % der Benutzer eine höhere Teambindung spüren. Hat ein Team seinen eigenen Channel, um sich untereinander auszutauschen, kann das ein gutes Verhältnis fördern. Man ist hier regelmässig auf unkonventionelle Weise in Kontakt, kann gute Beiträge bringen und auch mal kurz nach Hilfe fragen. 

6. Persönlicher Austausch
Auch ein "privater" Chat ist natürlich möglich. So können sich zwei Personen direkt austauschen, ohne dass andere mitlesen.

7. Channels zu Themen wie HR oder Finanzen
Zu Themen wie HR oder Finanzen kann ein einzelner Channel angelegt werden. Nur Personen, die Zugriff darauf haben, können hier Infos hinterlassen oder gezielt Nachrichten an bestimmte Personen mit einem @Name... schreiben.

8. Schnell kleine Events organisieren
Es ist problemlos möglich ganz kurzfristig einen Channel für die Organisation eines Events zu erstellen. Ein schneller Austausch, Infos fürs ganze Team und Dateien – alles ist nachvollziehbar in einer Historie.

9. Verfügbar oder nicht verfügbar?
Sobald jemand online ist und Slack geöffnet hat, wird das per grünem Punkt bei der Person gekennzeichnet. Man kann dann davon ausgehen, dass auch zeitnah eine Antwort zurückkommt. 
Relativ neu bei Slack ist der Status. Mit einem Emoticon + Text kann ein Mitarbeiter anzeigen, ob er unterwegs, beim Arzt oder in den Ferien ist.
Beispiel: Besonders praktisch, wenn ein Mitarbeiter häufiger remote bzw. von zu Hause aus arbeitet.

10. Slack macht Spass
Nicht zu vergessen: Spass ist die Voraussetzung, dass man eine Software gerne nutzt. Die Benutzeroberfläche in Slack fühlt sich einfach nicht nach Arbeit an, die Desktop-Notifications sind unaufdringlich und die App kann jederzeit in den Hintergrund geschoben oder geschlossen werden, wenn man sich auf ein Projekt konzentrieren möchte.

11. Coole Helferlein
  • Erinnerung (Reminder)
    Tippt man in Slack ein /remind me THEMA XY nachfrage 05/30 erinnert einem Slack am 30.5. an THEMA XY. Slack bestätigt den neu gesetzten Reminder nach Eingabe. Alle existierenden Reminder können zentral eingesehen werden. Reminder können auch für andere Personen erfasst werden. 
  • To-Do-Liste
    Die Reminderfunktion kann man auch gut für eine To-Do-Liste nutzen. To-Dos als Reminder erfassen und sich die Liste mit /remind list aufrufen. Nun kann man ToDos mit Klick auf Complete abhaken und mit Delete löschen.
    Weitere Möglichkeiten für To-Do-Listen in Slack
  • Kleinere Update-Meetings durch Slack ersetzen
    Anstatt dass sich das ganze Team physisch für ein Update trifft, ist es einen Versuch wert, dies über Slack zu versuchen. Dazu gibt man beispielsweise ein: /remind #marketing-team to share weekly project updates on Mondays at 10 am. Damit befiehl man dem Slackbot folgendes: Erinnere das marketing-team jeden Montag um 10 Uhr daran, dass sie zum aktuellen Stand ihrer Projekte berichten sollen.
  • Meeting Notizen Slack festhalten
    Eigentlich sind zwei Dinge bei Meeting-Notizen wichtig: Alle Beteiligten müssen Sie zur Verfügung gestellt werden und sie müssen im Nachhinein auch auffindbar sein. Ansonsten sind sie mehr oder weniger für den Papierkorb. Slack bietet hier eine gute Möglichkeit. Notizen kann man mit einem sogenannten "Post" festhalten. Es ist ein Dokument in Slack, das Teammitglieder ergänzen können, nachdem man es geteilt hat.

12. Schnittstelle - u.a. zu MOCO
Neben den normalen Chatfunktionen bietet Slack auch zahlreiche Schnittstellen zu Drittsystemen wie z.B. Asana, Google Drive, Github. MOCO kann mit Programmierkenntnissen über die API direkt verbunden werden – oder ohne Programmierkenntnisse via Zapier.
Nutzt man Slack zusammen mit MOCO, kann eine Agentur sich bei gewissen Ereignissen in MOCO automatisch benachrichtigen lassen. Das macht vor allem Sinn, wenn man neben den bereits vorhandenen E-Mail-Benachrichtigungen durch MOCO weitere Infos wünscht.
  • Benachrichtigung bei erstellter Rechnung
    So kann beispielsweise die Buchhaltung gezielt informiert werden, sobald eine Rechnung vom Projektleiter erstellt wurde. Werden Rechnungen zentral verschickt, kann dies so ohne Verzögerung geschehen.
  • Benachrichtigung bei Akquise-Aktivitäten
    Mit der Info zu gewonnene Projekten können gezielt Mitarbeiter informiert werden. Auch ein übergeordneter Sales-Channel ist denkbar, in dem alle Akquise-Aktivitäten verfolgt werden können
  • Benachrichtigung bei ausgewählten Projekt-Budgetständen
    Die Informationen zur Budgetständen eines Projekts können automatisch in einen Slack-Channel gepostet werden. Das kann hilfreich sein, wenn neben dem Projektleiter auch die Geschäftsführung informiert werden möchte.
Neben den genannten Möglichkeiten gibt es noch weitere Optionen wie z.B. den relativ neuen Voice- und Video Call. 

Fazit: 
Auch wenn Slack nicht von heute auf morgen die Kommunikation verbessert – gut und konsistent angewendet, unterstützt es aber ideal im Arbeitsalltag.
Will man Slack einmal ausprobieren, muss man bereit sein, sich erst einmal auf etwas Neues einzulassen und dann viel probieren und Erfahrungen sammeln. Schritt für Schritt dann neue Anwendungsfälle abdecken und Funktionen ausprobieren. 
Wir im Team nutzen Slack ebenfalls und wir können es uns heute nicht mehr wegdenken. Da wir oft dezentral und flexibel arbeiten, ist es für uns DAS Kommunikationswerkzeug schlechthin geworden.
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