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6 Tipps für eine stressfreie und zuverlässige Einsatzplanung auf Projekten.

Gantt-Charts, MS-Project, Excel – benutzen noch viele Projektmanager, um Mitarbeitende zu planen. Doch sind diese Tools nicht immer in der Lage das heutige dynamische Umfeld eines Unternehmens abzubilden. Software kann dem gerecht werden – aber zuallererst kommt es auf die richtige Herangehensweise an. Folgende 6 Tipps garantieren optimale Voraussetzungen


1. Agilität leben


Gantt-Charts suggerieren eine Stabilität die nicht vorhanden ist. Zugegeben sieht ein Projektplan in Form eines Gantt-Charts auf den ersten Blick professionell aus. Ein Trugschluss ist die Annahme, dass alle Projektdetails und -phasen zu Beginn klar sind.

Hier setzen sich zum Glück immer mehr agile Vorgehensmethoden durch. Dabei ist es egal ob von SCRUM, Kanban oder XP die Rede ist. Vor allem gilt es zu akzeptieren, dass Projekte individuell sind, jeder Kunde eigene Vorstellungen hat und man kein Fabrik-Modell auf Dienstleistungen anwenden kann.


2. Multitasking vermeiden


Wir erleben täglich, wie wir uns zu Multitasking verführen lassen. Vor allem mit der heutigen Mail- und Nachrichtenflut ist die Versuchung gross, sich ablenken zu lassen. Jede Unterbrechung, jeder sogenannte Kontextwechsel wirkt sich negativ auf unsere Produktivität und damit direkt auf Qualität, Umsatz und Zufriedenheit aus.

Wir arbeiten effizient, wenn wir uns ganz auf eine Sache konzentrieren können. Wann immer möglich sollten Mitarbeitende sich einen vollen Tag oder länger einem grösseren Projekt widmen können. Wenn das nicht möglich ist, gilt: Je weniger Projekte an einem Tag desto effizienter. Ablenkung durch Mails, Messages & Co könnten konsequent nur 3 x am Tag gecheckt werden – das bringt Ruhe und Konzentration in den Arbeitstag.


3. Vorausschauend planen

 Im Voraus mehrere Projekte an einem Tag einzuplanen ist theoretisch möglich – nur macht dies nicht wirklich Sinn.

Sollen 4-5 Projekten an einem Tag berücksichtigt werden, sieht anfangs alles übersichtlich und strukturiert aus. Die Unplanbarkeit von kurzfristigen Aufgaben sowie Verschiebungen, die durch den Kunden verursacht werden zeigen im Alltag schnell, dass Theorie und Praxis hier auseinandergehen. Waren zu Wochenbeginn alle Aufgaben noch klar eingeplant, kann es sein, dass Mitte Woche durch hinzugekommene Aufgaben die Auslastung schon nicht mehr passt. Ebenso lassen sich Krankheitsfälle nicht einplanen.

Als Unternehmer ist es wichtig, weiter vorauszuschauen und einen längeren Zeitraum planen zu können. 3 bis 6 Monate sind ideal, um kommende Kapazitäten und Auslastung greifbar zu machen.


4. Grob planen

In der Praxis kann eine Tages-Detailplanung nie korrekt sein. Obwohl es im Alltag immer möglich sein sollte, kleinere Jobs einzuschieben, ist dies kein Grund, diese zu planen. Eine straffe Planung gaukelt Sicherheit vor – Terminversäumnisse und schlechte Kundenbetreuung lassen sich aber nicht durch straffere Planung in den Griff bekommen.

Skizze Einsatzplanung

Optimalerweise werden Projekte grob eingeplant. Das macht sichtbar, wie viele Personen wie lange ausgelastet sind bzw. wo dann noch Kapazitäten verbleiben. Dabei ist es irrelevant ab ob ich für 5 Wochentage je 1 Projekt pro Tag plane oder die Woche aufteile in täglich 9:00-10:30, täglich 10:45-12:00 usw. Am Ende der Woche läuft dies aus Planungssicht auf dasselbe hinaus.

Projekte grob einzuplanen bedeutet, dass die Planung bei einem 8 h-Tag nur 6-7 h vereinnahmt – die restliche Zeit kann flexibel genutzt werden: Für kleinere Dinge, kurzfristige Meetings oder eben auch für das eingeplante Projekt. Dem Mitarbeiter überlasst man am besten die Verantwortung, seine Zeit flexibel und aufgabenorientiert zu nutzen.


5. Kundenbeziehung auf Augenhöhe etablieren

Viele Dienstleister wie Agenturen und Beratungen verstehen sich als Lieferant, der immer zur Verfügung steht – auch wenn der Kunde am Freitag Abend anruft und am Montag das Ergebnis erwartet. Das geschieht vor allem aus Angst, einen Auftrag zu verlieren. Ein solches Verhalten sabotiert die vorausschauende Einsatzplanung.

Mit dem Kunden eine Partnerschaft auf Augenhöhe zu entwickeln ist elementar. Ein Dienstleister wird vom Kunden nur dann langfristig ernst genommen und für seine Arbeit geschätzt.

In einer partnerschaftlichen Kundenbeziehung muss auch ein konstruktiv formuliertes „Nein“ als Antwort möglich sein. Eine klare Kommunikation von erhöhten Kosten bei ungewöhnlich straffem Timing, frühzeitige Transparenz bei Mehraufwand, Mitdenken, gutes Zuhören und Nachfragen vermeidet, dass ein Ungleichgewicht entsteht.

Kann dem Kunden klar kommuniziert werden, wann ein grösseres neues Projekt gestartet werden kann und wie langes es in etwa dauert, so wird der Dienstleister als kompetent und strukturiert wahrgenommen.

Wir machen alles und sofort war gestern. Kunden wissen, dass eine gewisse Spezialisierung ein qualitativ höheres Ergebnis bringt und haben immer weniger Vertrauen in „wir können alles“-Aussagen.


6. Interne Abstimmung disziplinieren

Drei Projekte auf denselben Tag fertigstellen – womöglich von der selben Person? Wenn man seine Talente nicht verbrennen und die Qualität – die unweigerlich als erste zum Opfer fällt – riskieren möchte, wird klar wie wichtig Abstimmung ist.

Umso kleiner die Teams, desto weniger Abstimmungsaufwand entsteht. Entscheidungen, Terminverschiebungen und Abwesenheiten können schnell und unkompliziert gehandhabt werden.

Die Einsatzplanung ist ein Arbeitswerkzeug über das sich Projekt- oder Teamleiter innerhalb der Firma austauschen können. Zwischen Tür und Angel finden keine Aufgabenzuweisungen statt und ein einem Projekt zugeteilter Mitarbeiter kann nicht ohne Abstimmung der Projektleiter untereinander, abgezogen werden.


Fazit

Sobald wir akzeptieren, dass der Unternehmensalltag dynamisch ist und aufhören, jedes Detail planen zu wollen, kehrt eine neue Ruhe ein. Die daraus resultierende Zufriedenheit der Mitarbeiter, sowie der Respekt der Kunden prägt die Arbeitsatmosphäre positiv und ist die beste Grundlage, für herausragende Leistungen sowie eine stressfreiere und zuverlässigere Einsatzplanung.

 

Artikel von:
Tobias Miesel

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