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Deine Ressourcenplanung in MOCO.
Ressourcenplanung ist das Rückgrat jedes erfolgreichen Projektbusiness. Sie sorgt dafür, dass Projekte reibungslos starten, Teams nicht permanent überlastet sind und Kunden verbindliche Aussagen bekommen. Doch der Alltag zeigt oft ein anderes Bild: überbuchte Mitarbeitende, hektisches Jonglieren von Projekten, fehlender Überblick. Wie du mit einem strukturierten Workflow deine Kapazitätsplanung professionalisierst, erfährst du in diesem Beitrag. Verabschiede dich von der Ressourcenplanung in Excel – hier kommt dein MOCO-Workflow.
Strukturierte Projektplanung ist unverzichtbar
In vielen Unternehmen mit Projektgeschäft wird deutlich überschätzt, was innerhalb einer Woche oder eines Monats tatsächlich geleistet werden kann. Das Ergebnis: Mitarbeitende sind dauerhaft ausgelastet – oder besser gesagt überlastet.
Eine solide Auslastung ist entscheidend für Motivation und gute Ergebnisse. Gelegentliche Spitzen gehören im Dienstleisterbusiness dazu. Doch wenn Überlastung zum Dauerzustand wird, hat das Folgen:
👉 Projekte laufen schlechter, weil Puffer fehlen.
👉 Krankheitsstände steigen.
👉 Neue Leute müssen eingearbeitet werden, was Zeit und Geld kostet.
👉 Die Fluktuation wächst.
Ressourcenplanung ist deshalb kein nice-to-have, sondern ein elementares Reservierungssystem für deine Firma. Wie im Flugzeug kann ein Sitzplatz (in deinem Fall Arbeitszeit) nur einmal vergeben werden. Ein klar definierter Workflow sorgt dafür, dass Projekte planbar bleiben – ohne Dauerhektik.
Ressourcenplanung ist deshalb kein nice-to-have, sondern ein elementares Reservierungssystem für deine Firma. Wie im Flugzeug kann ein Sitzplatz (in deinem Fall Arbeitszeit) nur einmal vergeben werden. Ein klar definierter Workflow sorgt dafür, dass Projekte planbar bleiben – ohne Dauerhektik.
Alle an einem Strang: Interessen vereinen
Wer schon einmal versucht hat, Ressourcen ohne klares System zu planen, kennt das Problem: Jede Rolle im Unternehmen hat ihre eigenen Ziele und Prioritäten.
Projektleiter:
Sie wollen im Projektmanagement sicherstellen, dass ihre Projekte zuverlässig mit den richtigen Kapazitäten ausgestattet sind. Projektkonkurrenz beim gleichen Mitarbeitenden bringt die Planung ins Wanken. Deshalb stimmen sie sich mit anderen Projektleitern, dem Teamleiter und dem Mitarbeiter selbst ab.
Sie wollen im Projektmanagement sicherstellen, dass ihre Projekte zuverlässig mit den richtigen Kapazitäten ausgestattet sind. Projektkonkurrenz beim gleichen Mitarbeitenden bringt die Planung ins Wanken. Deshalb stimmen sie sich mit anderen Projektleitern, dem Teamleiter und dem Mitarbeiter selbst ab.
Teamleiter:
Sie tragen die Verantwortung, dass ihr Team optimal ausgelastet ist. Dabei gilt es, Urlaube, interne Aufgaben und externe Projekte unter einen Hut zu bekommen.
Sie tragen die Verantwortung, dass ihr Team optimal ausgelastet ist. Dabei gilt es, Urlaube, interne Aufgaben und externe Projekte unter einen Hut zu bekommen.
Verkäufer:
Sie müssen jederzeit wissen, welche Ressourcen noch verfügbar sind, um gegenüber Kunden realistische Aussagen zu treffen. Fehlt dieser Überblick, werden Angebote schnell zum Risiko.
Sie müssen jederzeit wissen, welche Ressourcen noch verfügbar sind, um gegenüber Kunden realistische Aussagen zu treffen. Fehlt dieser Überblick, werden Angebote schnell zum Risiko.
Unternehmer:
Sie wollen nachvollziehen, wie die Auslastung des Unternehmens aussieht, um strategische Entscheidungen zu treffen – etwa, ob neue Mitarbeiter gebraucht werden oder ob Marketing- und Vertriebsaktivitäten angepasst werden müssen.
Sie wollen nachvollziehen, wie die Auslastung des Unternehmens aussieht, um strategische Entscheidungen zu treffen – etwa, ob neue Mitarbeiter gebraucht werden oder ob Marketing- und Vertriebsaktivitäten angepasst werden müssen.
Gerade in kleineren Firmen können diese Rollen in einer Person vereint sein. Umso wichtiger, dass der Workflow klar geregelt ist.
Der ideale Workflow in der Ressourcenplanung
Für eine belastbare Kapazitätsplanung ohne Stress empfehlen wir generell eine grobe Planung. Denn langfristig zu detailliert zu planen entspricht in der heutigen Welt schnell nicht mehr der Realität.
1. Langfristig grob planen
Grosse Projekte sollten frühzeitig in der Planung auftauchen. Dafür einfach direkt das komplette Zeitbudget in die Planung legen. So lässt sich schon Monate im Voraus abschätzen, wie stark die Kapazitäten gebunden sind.
Dieser Schritt hat gleich mehrere Vorteile:
👉 Die Planung bleibt übersichtlich und einfach greifbar.
👉 Der Pflegeaufwand reduziert sich enorm.
👉 Engpässe werden früh erkannt.
Grobe Planung statt minutiöser Detailplanung spart dir genau hier Zeit und Nerven. Du bekommst ein realistisches Gefühl für die Auslastung, ohne dich in Details zu verlieren. Änderungen lassen sich schnell anpassen – und verlierst dich nicht im Mikromanagement.
2. Auslasten, aber nicht überlasten
Ein klassischer Fehler: Es wird auf dem Papier jeder Tag mit acht Stunden verplant. In der Realität sind jedoch Meetings, spontane Anfragen oder Rückfragen kaum planbar – sie passieren einfach.
Deshalb gilt die Faustregel: Nur 70–75 % des Tagessolls sollten tatsächlich verplant sein. Bei einem 8-Stunden-Tag also maximal 5–6 Stunden.
Dieser Puffer sorgt dafür, dass das Projektmanagement trotz Unwägbarkeiten sauber laufen. Er hilft auch, den Druck aus dem Alltag zu nehmen.
Zur Einordnung: Eine Auslastung von ca. 60 % gilt in vielen Dienstleistungsbranchen als kostendeckend. Wer permanent über diesem Wert plant, läuft Gefahr, Projekte zu überlasten – mit allen negativen Folgen von Krankenständen bis zu unzufriedenen Kunden.
In MOCO zeigt der Jahresüberblick zu Auslastung & Kapazität nach Team und Person auf einen Blick die monatliche prozentuale Team-Auslastung (1). Auch die noch nicht verplanten Stunden pro Person (2) und pro Team (3) werden dir in diesem Bericht angezeigt. Diese Übersicht hilft dir bei deiner Planung deiner Kapazitäten.
3. Zeitnah detailliert planen
Die Grobplanung liefert den Rahmen. Für die operative Steuerung braucht es in der Regel eine detailliertere Planung der nächsten zwei bis vier Wochen.
In diesem Zeitraum werden:
👉 Kurzfristige Kleinprojekte eingetaktet.
👉 Spontane Kundenanfragen berücksichtigt.
👉 Interne Aufgaben ergänzt.
Diese Planung sollte regelmässig überprüft werden. Nur so erkennst du, wenn Projekte aus dem Ruder laufen oder Mitarbeitende nicht wie geplant auf ein Projekt gebucht haben.
Hier hilft dir in MOCO ein Blick auf die Auslastung pro Person. Direkt in der Planung bietet dir die Übersicht eine schnelle Info zur aktuellen Auslastung und verbleibenden Kapazitäten.
👉 Live-Anzeige: Auslastung der nächsten 4 Wochen (1) bzw. der nächsten Woche.
👉 Reststunden: Differenz zwischen Soll und geplanten Stunden pro Woche (2) bzw. pro Tag.
Beispiel: Ein Projekt wurde ursprünglich mit 50 Stunden geplant. Nach zwei Wochen stellst du fest, dass nur ein Bruchteil der Zeit tatsächlich geleistet wurde. Jetzt ist es Zeit gegenzusteuern – sei es durch Umpriorisierung, Umbuchung oder Nachplanung.
4. Regelmässig prüfen und nachjustieren
Ressourcenplanung ist keine einmalige Übung. Wer sich jede Woche oder alle zwei Wochen die Zeit nimmt, den Plan mit der Realität abzugleichen, spart langfristig viel Aufwand.
Wichtige Fragen bei der Prüfung:
👉 Welche Projekte laufen wie geplant?
👉 Wo gibt es Verzögerungen?
👉 Auf welche Projekte wurde bisher kaum Zeit gebucht?
👉 Wer ist über- oder unterlastet?
Mit diesen Erkenntnissen kannst du rechtzeitig handeln – anstatt erst zu reagieren, wenn der Schaden schon entstanden ist.
Leads vorausschauend einplanen
Viele Firmen planen Leads erst dann ein, wenn der Auftrag unterschrieben ist. Besser ist es, schon früh einen Platzhalter in der Ressourcenplanung zu schaffen.
Das bringt gleich mehrere Vorteile:
👉 Du erkennst frühzeitig, ob Engpässe drohen.
👉 Dein Vertrieb sieht auf einen Blick, welche Starttermine und Deadlines realistisch sind.
👉 Bei Auftragserteilung kannst du die Planung direkt übernehmen.
In der Praxis:
Leads unterscheiden sich von Projekten in der MOCO-Kapazitätsplanung durch die reduzierte, gestrichelt-farbige Umrandung.
Leads unterscheiden sich von Projekten in der MOCO-Kapazitätsplanung durch die reduzierte, gestrichelt-farbige Umrandung.
Sobald ein Lead gewonnen ist, erstellst du darauf ein oder mehrere Projekte und kannst den geplanten Auftrag auf das Projekt ändern.
Vorläufige Planung clever nutzen
Gerade wenn Projekte schon geplant werden sollen, ohne dass viel mehr klar ist, kannst du dir die Option der vorläufigen Planung zunutze machen.
Typisches Szenario:
Ein Projekt steht grundsätzlich fest, aber du weisst noch nicht, welche Mitarbeitenden es übernehmen. In diesem Fall kannst du den Eintrag als „vorläufig“ markieren. Der Blocker macht das Projekt in der Planung greifbar – reduziert aber noch nicht die verfügbaren Kapazitäten der Person. So kann der Eintrag später problemlos zu einer anderen Person im Team verschoben werden und der Status "Vorläufig" kann wieder entfernt werden. Du erkennst vorläufige Blocker am durchgezogenen Rand.
Ein Projekt steht grundsätzlich fest, aber du weisst noch nicht, welche Mitarbeitenden es übernehmen. In diesem Fall kannst du den Eintrag als „vorläufig“ markieren. Der Blocker macht das Projekt in der Planung greifbar – reduziert aber noch nicht die verfügbaren Kapazitäten der Person. So kann der Eintrag später problemlos zu einer anderen Person im Team verschoben werden und der Status "Vorläufig" kann wieder entfernt werden. Du erkennst vorläufige Blocker am durchgezogenen Rand.
Die Oberfläche effizient nutzen
Deine Ressourcenplanung steht und fällt mit einer Oberfläche, die dir alle wichtigen Infos schnell zugänglich macht. MOCO hilft dir dabei mit einer durchdachten Navigation und cleveren Filtern.
(1) Teams und Projektfavoriten wählen
Über das Personen- und Projektsymbol kannst du auswählen, welche Teams, Personen und Projektfavoriten in der Planung angezeigt werden. Bei den Projektfavoriten siehst du direkt, wie viele unverplante Stunden pro Projekt noch verfügbar sind.
Über das Personen- und Projektsymbol kannst du auswählen, welche Teams, Personen und Projektfavoriten in der Planung angezeigt werden. Bei den Projektfavoriten siehst du direkt, wie viele unverplante Stunden pro Projekt noch verfügbar sind.
Über das Auge-Symbol kannst du deine Projektfavoriten ein- und ausblenden. Das ist etwa dann hilfreich, wenn du sehr viele Projektfavoriten über die Leiste im Auge behalten – aber dann beim Planen den Fokus auf den unteren Teil legen möchtest.
(2) Wechsel zwischen Planung und Abwesenheiten
Mit einem Klick wechselst du von der Planungsansicht direkt in die Abwesenheitsverwaltung. Hier kannst du Urlaube oder andere Abwesenheiten über das ganze Unternehmen überblicken.
Mit einem Klick wechselst du von der Planungsansicht direkt in die Abwesenheitsverwaltung. Hier kannst du Urlaube oder andere Abwesenheiten über das ganze Unternehmen überblicken.
(3) Monats-, Wochen- und Detailansicht
Über die Optionen Monat/Woche und Kompakt/Detailliert stellst du ein, wie viel Detailgrad du sehen möchtest. Die Monatsansicht eignet sich besonders gut für den groben Überblick, während die Zoom-Optionen detailliertere Informationen zu Reststunden pro Tag, Leistung und Beschreibungen liefert.
Tipp: Mit dem Tastaturkürzel Q kannst du die Ansicht auf deine eigene Planung reduzieren. Ein weiterer Klick blendet wieder alle Projekte ein.
Wenn du nur ein bestimmtes Projekt sehen willst, klickst du entweder auf den Projektfavoriten oder mit gedrückter Alt-Taste direkt auf einen Eintrag.
Wenn du nur ein bestimmtes Projekt sehen willst, klickst du entweder auf den Projektfavoriten oder mit gedrückter Alt-Taste direkt auf einen Eintrag.
Geplant vs. Geleistet – Transparenz schaffen
Eine gute Planung wird erst dann wertvoll, wenn du sie mit der Realität vergleichst. MOCO vergleicht für dich daher auch die Planung mit dem, was tatsächlich geleistet wurde – bzw. über die Zeiterfassung erfasst wurde.
Beispiele:
👉 Bei Mouseover über einen vergangenen Planungseintrag (1) zeigt dir MOCO an, wie viele Stunden über die Zeiterfassung erfasst wurden.
👉 In verschieden Berichten, wie dem Personal- oder Projektbericht, kannst du vergleichen, wie viele Stunden monatlich geplant und wie viele im Vergleich geleistet wurden (2).
Gerade in wachsenden Teams ist dieser Vergleich ein wichtiger Hebel, um aus Erfahrung zu lernen und immer realistischer zu planen.
Fazit
Ein durchdachter Ressourcenplanungs-Workflow ist mehr als nur ein Verwaltungsthema. Er ist dein strategisches Werkzeug, um Projekte erfolgreich umzusetzen, dein Team langfristig zu binden und unnötige Kosten zu vermeiden.
Ob grobe Langfristplanung, detaillierte Kurzfristplanung oder die regelmässige Nachjustierung – jeder Schritt zahlt auf die Verlässlichkeit deines Unternehmens ein.
MOCO unterstützt dich dabei, diesen Workflow so intuitiv wie möglich umzusetzen. So bleibt mehr Zeit für das, was zählt: erfolgreiche Projekte und zufriedene Kunden.
Du möchtest einen tieferen Einblick in die MOCO-Ressourcenplanung? In diesem Video stellen wir dir die Funktionen und Möglichkeiten der Kapazitätsplanung genauer vor.
Du möchtest einen tieferen Einblick in die MOCO-Ressourcenplanung? In diesem Video stellen wir dir die Funktionen und Möglichkeiten der Kapazitätsplanung genauer vor.
