Datenimport & Layout
Beim Umstieg auf MOCO gibt es den pragmatischen Weg oder man nimmt unseren Service in Anspruch:
Bestehende Daten selbst erfassen
Firmen & Kontakte
Unter "Firmen" rechts oben können Kunden, Lieferanten und weitere Firmen importiert werden (Excel-Vorlage im Dialogfester). Auch Privatpersonen, die Kunde oder Lieferant sind, laufen offiziell unter dem Oberbegriff "Firmen".
Unter "Kontakte" rechts oben können Kontakte importiert werden (Excel-Vorlage im Dialogfester). Kontakte werden automatisch Firmen zugewiesen, wenn der Firmenname beim Kontakt genau matcht.
Tipp: Um sicherzugehen, dass die Daten wie beabsichtigt importiert werden, erst einmal eine Datei mit wenigen Kontakt importieren und danach erst die (eventuell angepasste) Datei mit allen Kontakten.
Projekte & Leads
In der Regel macht es nur Sinn, laufende Projekte zu erfassen. Dazu Stunden gesammelt nachtragen (es sind > 24 h an einem Tag möglich) und zur Info einen Stundenauszug bis dato im Projekt als Datei hochladen. Alternativen: Über Zapier lassen sich ohne Entwicklerkenntnisse Projekte und weitere Daten wie z.B. Leads regelmässig oder einmalig importieren. » Wir zeigen hier wie das geht. Ebenso steht die » API-Schnittstelle. zur Verfügung.
Einzelne Rechnungen nacherfassen
Um alle bisherigen Rechnungen des aktuellen Jahres auch als Einnahmen in MOCO zu haben, kann man die Rechnungen beim Kunden oder beim Projekt grob erfassen. Für die Nachvollziehbarkeit emfehlen wir 1.) Die Rechnungsnummer nach der Originalrechnung benennen (dazu Nummernkreise kurzfristig auf "manuell" stellen) und 2.) im Titel deutlich kennzeichnen, dass es sich nicht um die Originalrechnung handelt - z.B. "NACHERFASST" dem Titel vorneanstellen.
Alle Rechnungen eines Monats können in der Liste unter "Abrechnung" markiert und über die Mehrfachaktion unten links im entsprechenden Monat auf bezahlt gesetzt werden. Damit Rechnungen nicht als "überfällig" markiert weredn, diese auf "ignoriert" setzen.
Nur Einnahmen darstellen
Startet man mitten im Jahr mit MOCO und möchte die Einnahmen und Ausgaben (Brutto) aus den vergangenen Monaten visualisieren, erfasst man den monatlichen Betrag im jeweiligen Bereich unter "Zahlungen".
Andere Optionen
Mit Programmierkenntnissen lassen sich diverse Daten auch über die API-Schnittstelle selbstständig einspielen. Ohne Entwicklerkenntnisse lassen sich auch » über Zapier Daten importieren.
Datenimport Service
Andere Daten – Kostenschätzung
Wir bieten einen Datenimport aus beliebigen anderen Systemen wie Spirit, Revolver, Troi bis hin zu Harvest oder Mite an. Der Aufwand kann hier kleiner oder grösser ausfallen je nach dem wie umfangreich die Importwünsche sind. Wichtig ist es, genau zu überlegen welche Daten man zwingend braucht. Erfahrungsgemäss liegen die Kosten zwischen 300.– und 1200.– und hängen auch massgeblich von der Datenqualität ab (im Optimalfall orientieren sich die Dateien vom Aufbau her an den MOCO-Exporten).
Grundsätzlich kann alles importiert werden, was zuvor aus dem anderen Systeme in Tabellenform (xls oder csv) exportiert werden konnte.
Für eine genauere Kostenschätzung müssen wir wissen, welche Daten importiert werden sollen und einen kurzen Auszug (1 Zeile oder Beispieldaten genügen) erhalten. Da es sich meist um sensible Daten handelt, bieten wir folgenden Weg an:
1. Die Daten im Account unter /uploads mit hochladen – und über das Kommentarfeld Infos/Fragen adressieren.
2. Im Anschluss uns über den In-App-Service oder » Kontaktformular Bescheid geben.
3. Wir schauen uns dann die Daten an und geben eine Kostenschätzung dazu ab.
Layout selbst einstellen
In den Einstellungen unter "Layout" befinden sich zahlreiche Einstellungsmöglichkeiten für ein CI-gerechtes, einheitliches Layout zu Angeboten und Rechnungen. Unter Anderem:
- Briefpapier hochladen
- Eigene Schriften nutzen
- Seitenränder, Titel, Infobereich etc. einstellen
- Felder aus MOCO lassen sich ausblenden und eigene Felder erstellen
Einzelne weitere konkrete Wünsche können wir in der Regel kostenlos umsetzen. Am besten via In-App-Service Screenshot schicken und nachfragen.
Layoutservice
Feintuning-Session oder Komplettservice
Sind die selbst einstellbaren Möglichkeiten nicht ausreichend (siehe oben "Layout Angebote & Rechnungen") gibt es folgende Services, die unsere Designerin betreut:
- Live-Feintuning-Session, in der die Anforderungen besprochen, umgesetzt und live beurteilt werden können.
- Umsetzung einer Vorlage/Look-and-feels/CI (Beispiel-PDF). Die Grund umsetzung erfolgt möglichst nah an der Vorlage. Ein gemeinsames Live-Feintuning rundet die Umsetzung effizient ab. Erfahrungsgemäss liegen die Kosten zwischen 200.– und 400.–.
