Wie funktioniert das mit der tagesgenauen Abrechnung?

Benutzer kosten 15 EUR/CHF pro Monat. Als Benutzer zählen alle Personen, die unter 'Aktive Personen' erfasst sind. Werden Personen mitten im Monat hinzugefügt oder deaktiviert, berechnet MOCO tagesgenau anteilig. Aus diesem Grund kann die angegebene Benutzerzahl bzw. der Betrag auf der Rechnung krumm sein.

Sind die Kosten abhängig von Benutzerrollen?

Die Kosten sind unabhängig vom genutzten Funktionsumfang. Die Zugriffsrechte können jederzeit selbst reduziert oder erweitert werden.

Kostensteuerung Freelancer / Externe?

Benutzer können jederzeit deaktiviert werden. So können z.B. Freelancer lediglich zu Einsatzzeiten aktiviert werden und MOCO berechnet nur diese aktivierte Zeit.

Wie läuft der Support bei MOCO?

MOCO ist eine Software-as-a-Service (SaaS) mit > 40'000 Benutzern ohne Vertragsbindung. Als Produktteam kümmern wir uns persönlich um alle deine Anliegen. Bewährt hat sich das aus folgenden Gründen: Sicherstellen bestmöglichster Servicequalität. Probleme und Anregungen kommen direkt bei uns an (Weiterentwicklung eng am allgemeinen Bedarf). Die Abokosten können für alle niedrig gehalten werden. Alle Benutzer können uns über den In-App-Service unten rechts in MOCO kontaktieren. Wir antworten zeitnah. Tipp: Das Anliegen gut beschreiben und einen Screenshot mitschicken – so klärt sich eine Frage erfahrungsgemäss am effizientesten für beide Seiten!

Gibt es eine Online-Demo?

Das kostenlose Webinar » Eine Einführung , gibt einen soliden Überblick und kann jederzeit abgerufen werden.Firmen > 20 Benutzern bieten wir auf Nachfrage ein kostenloses Online-Q&A an. Dieses baut auf bereits erarbeitetem Grundwissen auf (Videos, Doku, Testaccount) und ist für noch offene Fragen gedacht, die dann direkt anhand der Software angeschaut werden.

Sind Schulungen möglich?

Ja. Auf Anfrage bietet MOCO individuelle Online-Sessions an.

Wo finde ich eine Art "Handbuch"?

Auf der Website unter » Funktionen sind alle Bereiche und Themen bebildert und beschrieben.

Habt ihr auch Videos?

Auf unserem » Vimeo-Videoportal findest du Tutorials zu verschiedenen Themen (wird regelmässig ergänzt).

Kann ich mein Abo auch ohne Kreditkarte lösen?

Ja, MOCO kann auch via SEPA-Lastschrift abonniert werden. Die Option steht nur EURO-Ländern zur Verfügung. Achtung: Bei Rückzug fallen Strafgebühren an, die wir weiterverrechnen.

Habe ich Zugang zu Backups?

Es werden 2 x täglich Backups erstellt. Ein eigener Zugang zum Backup ist jedoch nur bei einer Private Cloud (Buchung einer eigenen Server-Instanz) möglich. Jeder Account kann regelmässig die Exportmöglichkeiten nutzen und sollten sehr wichtige Daten aus Versehen von einem Benutzer gelöscht worden sein, können wir auf Anfrage einen früheren Stand aus den Backups herstellen. » Weitere Infos zu Sicherheit & Betrieb

Werde ich zur Weiterentwicklung (im Abo inklusive) informiert?

In der App immer oben rechts auf die Glocke klicken, wenn sie rot wird! Zusätzlich schicken wir 4 x im Jahr an den Accountinhaber eine Übersicht zu den letzten Updates.

Kann ich innerhalb eines Accounts zwei Firmen führen?

Sind die Firmen rechtlich getrennt bzw. man benötigt einen eigenen Rechnungsnummernkreis sowie einen getrennten Berichte, dann empfiehlt es sich ein Account je Firma zu erstellen. Sind Personen mit derselben E-Mail angemeldet, können sie oben rechts einfach zwischen den Accounts wechseln (Weltkugelsymbol) .

Wo kann ich meine Abo-Rechnungen abrufen?

Alle Rechnungen stehen dir zum Download in den Einstellungen unter 'Abo' zur Verfügung. Hinterlegst du bei der Rechnungsadresse auch eine E-Mail-Adresse, versendet MOCO automatisiert die Rechnung zusätzlich an diese E-Mail-Adresse.

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Blogartikel vom 30. September 2020

Spesen: Erfassen, Projekten zuweisen, genehmigen, bezahlen.

Schluss mit der nervigen Zettelwirtschaft: Jetzt macht selbst die Spesenabrechnung Spass! Die einfache Erfassung und der schlanke Workflow schafft Übersicht, Nachvollziehbarkeit – und spart Zeit.

Spesen Belege erfassen

Überblick zum Workflow: Der Mitarbeiter schickt die Belege per E-Mail an MOCO oder erfasst sie direkt in der Software – und reicht die Spesenabrechnung ein. Die für seine Spesen zuständige Person kontrolliert die Belege und genehmigt oder lehnt ab. Bei Genehmigung wird aus der Spesenabrechnung eine Unternehmensausgabe erstellt.

Spesen für Account aktivieren

In den Einstellungen unter "Ausgaben" > "Kategorien" die Spesenerfassung aktivieren.
Vordefinierte Kategorien können auch für Spesen markiert werden. Dem Mitarbeiter stehen diese Kategorien dann zur Auswahl. Definiert man den Standard-Mehrwertsteuersatz für eine Kategorie vor, wird dieser dem Mitarbeiter bei Wahl der Kategorie automatisch vorgeschlagen.

Der Mitarbeiter managt im Profil seine Spesen

Belege erfassen

a) Im Profilbereich (Klick auf Profilbild oben rechts) erfassen.

b) E-Mail an MOCO schicken. Dazu die Belege scannen (z.B. mit der App Adobe Scan) und als PDF abgespeichert an die im Profilbereich angegebene E-Mail schicken. Für jedes PDF wird eine Spesenposition erstellt. JPGs und PNGs werden aktuell nicht berücksichtigt (da oft in der Signatur Bilder verwendet werden und dafür dann ein Beleg erstellt würde).

Informationen ergänzen
Pflicht zum Einreichen: Datum, Titel, Betrag > 0
Optional: Kategorie, Projekt, Verrechenbar, Detailinfos, Beleg (PDF, PNG, JPG)

Einreichen

Im Profil unter "Spesen" angesammelten Belege auswählen und als Spesenabrechnung einreichen. Dabei Ansprechpartner wählen und bei Bedarf einen Kommentar erfassen.

Verantwortliche Person genehmigt sie unter "Ausgaben"

Ansprechpartner wird informiert

Der gewählte Ansprechpartner wird per E-Mail über die eingereichte Spesenabrechnung informiert.

Prüfen

Unter "Ausgaben" > "Eingang" > "Spesen" (1,2) sammeln sich alle offenen Spesenabrechnungen und möchten kontrolliert werden:

Angaben vervollständigen oder anpassen
Ggf. einzelne Belege entfernen. Sie gehen zurück an den Mitarbeiter.

Genehmigen oder Ablehnen
Bei der Genehmigung wird aus der Spesenabrechnung eine reguläre Ausgabe mit den entsprechenden Positionen erstellt. Und dabei auch die Zusatzleistung für das zugewiesene Projekt erstellt (zwecks Kostentracking/Weiterverrechnung).

Die Spesenabrechnung kann auch abgelehnt werden (Aktion rechts oben "Daumen-Runter-Symbol"). Die Belege gehen zurück an den Mitarbeiter.

Bezahlen

Nach Überweisung des Betrags an den Mitarbeiter wird die Zahlung wie gewohnt erfasst. Der Mitarbeiter kann in seinem Profil nachvollziehen, dass die Spesenabrechnung beglichen wurde.

Spesenabrechnungen nachträglich auffinden

Im Ausgabenarchiv kann gezielt nach Spesen gefiltert werden.
Unter "Personal" bei der Person werden alle Spesenabrechnungen gelistet.

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Hinweis für alle, die bisher Spesen Beta exklusiv freigeschaltet bekommen haben
Der bisherige Menüpunkt "Spesen" gibt es so nicht mehr – die Spesen werden direkt unter "Ausgaben" gelistet (siehe oben "Prüfen und genehmigen"). ALLE noch nicht bezahlten Spesenabrechnungen werden hier (noch einmal) zum Genehmigen angeboten. Beim Genehmigen wird dann automatisch die Unternehmensausgabe und die Zusatzleistung der zugewiesenen Projekte erstellt!