Allgemeines

Kundenprojekte und interne Projekte

Kundenprojekte
Legt man ein Projekt an und wählt einen Kunden aus, wird das Projekt unter "Kundenprojekte" gelistet.
Leistungen, die unabhängig von der Zeiterfassung sind (Fremdkosten, Pauschalen etc.), werden unter "Zusatzleistungen" erfasst.

Interne Projekte
  • Wird als Kunde die eigene Firma ausgewählt, erstellt man automatisch interne Projekte
  • Sie sind im Seitenmenü unter "Interne Projekte" gelistet
Charakteristisch für die internen Projekte ist, dass die Leistungen nicht verrechenbar sind. Sie sind für alle nicht verrechenbare interne Arbeiten gedacht, auf die ein Mitarbeiter Stunden buchen können soll. Z.B. Admintätigkeiten, HR, Buchhaltung oder eine interne Website.

Möchte man auch Projekte zum eigenen Unternehmen anlegen, die man wie Kundenprojekte behandeln möchte, legt man die eigene Firma als Kunde unter "Firmen" an und weist den Projekten diesen Kunden zu.
Projektliste in MOCO


Projektart und Stundensätze

ERP-Software Formular Projekt


Beim Anlegen eines Projektes wird definiert
  • ob es sich um ein Projekt handelt, das nach Aufwand abgerechnet wird oder es einen Fixpreis hat (1).
  • ob der angebotene Stundensatz nach Leistung, nach Person oder einheitlich ist (2). Es greifen die hinterlegten Standardstundensätze auf Accountebene oder die beim Kunden überschriebenen Stundensätze.
Interner Stundensatz hinterlegen!

Leistungen und Personen

Im Projekt werden Leistungen definiert, auf die die Mitarbeiter später Stunden buchen sollen (1). Die Mitarbeiter wählen dann das Projekt und die entsprechende Leistung für die Zeiterfassung.

Leistungen vordefinieren
Leistungen aus Angebot übernehmen
  • Gibt es ein Angebot zum Projekt so wird hier ein blauer Link für die Übernahme der Leistungen angezeigt. Die automatisch eingefügten Standardleistungen können dabei gelöscht werden. 
  • Generell werden alle Pauschal- und Detailpositionen aus dem Angebot übernommen. Hat man bei der Angebotserstellung Zusatzleistungen als solche markiert, werden diese von der Übernahme ausgeschlossen.
Leistungen bearbeiten
  • Sind noch keine Stunden für eine Leistung erfasst, können Leistungen jederzeit gelöscht werden. 
  • Leistungen können gesperrt werden. Mitarbeiter können dann nicht mehr auf diese Leistung buchen und bestehende Buchungen bleiben bestehen.
  • Leistungen können auch "nicht verrechenbar" sein (über Dropdown rechts einstellen).
  • Die Reihenfolge der Leistungen kann durch Drag'n'drop geändert werden (2).
Dem Projekt Leistungen und Personen zuweisen



Es können ganze Teams oder einzelne Personen zugewiesen werden (3). Nur diese Personen können das Projekt mit allen Leistungen in der Zeiterfassung auswählen.

Auch nachträglich können einer Person ein oder mehrere Projekte zugewiesen werden (bei der Person unter "Projekte" über das "+" rechts oben)

Projektinfos, eigene Felder, Dateiupload

  • Im Projekt können weitere Infos unter Bearbeiten "Zusatzinfos" erfasst werden.
  • Für Notizen oder einer Historie zum Projekt kann der Notizbereich (unterhalb der Projektdetails siehe Abbildung weiter oben) genutzt werden. In diesem Bereich können auch informative Dateien hochgeladen werden (siehe Abbildung).
  • Je nach Bedarf können generelle eigene Felder zum Projekt definiert werden.


Kopieren, Archivieren, Löschen

Bearbeiten, Archivieren, Kopieren, Löschen
kann man ein Projekt in der Liste über das Dropdown rechts oder im Projekt selber rechts oben (siehe Abbildung).
Projekte archivieren


Kopieren
Projekte können kopiert werden. Der Kunde und zu übernehmende Eigenschaften werden direkt im Kopierschritt gewählt.

Archivieren
Projekte sollten nach Abschluss (in der Regel nach der abschliessenden Rechnung) archiviert werden. In diesem Schritt informiert MOCO über eventuelle offene Positionen und Angebote und nimmt dem Benutzer nach Zustimmung bei der Archivierung eines Projekts wesentliche Schritte ab:
  • Offene Angebote werden archiviert.
  • Offene Positionen (Stunden und Zusatzleistungen) werden als abgerechnet markiert.
  • Wiederkehrende  Zusatzleistungen werden pausiert.
Löschen
Projekte können auch gelöscht werden, wenn noch keine Rechnungen erstellt wurden. Stundenbuchungen gehen dann verloren. Deshalb empfiehlt es sich, nur "leere Projekte" zu löschen.

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