Das Projekt

Kundenprojekt und internes Projekte

Projektliste in MOCO


Kundenprojekt
Legt man ein Projekt an und wählt einen Kunden aus, wird das Projekt unter "Kundenprojekte" gelistet.

Internes Projekt
Wird beim Projekt erstellen als Kunde die eigene Firma ausgewählt, erstellt man automatisch ein internes Projekte. Dieses ist dann im Seitenmenu unter "Interne Projekte" gelistet.

Mithilfe von internen Projekten werden interne Aufwände erfasst. Beispielsweise Admintätigkeiten, Akquise, HR, Buchhaltung oder eine interne Website. Diese nicht verrechenbaren Leistungen wie z.B. Akquiseaufwände können nachträglich auf ein Kundenprojekt umgebucht werden.

Möchte man auch Projekte zum eigenen Unternehmen anlegen, die man wie Kundenprojekte behandeln möchte, legt man die eigene Firma als Kunde unter "Firmen" an und weist den Projekten diesen Kunden zu.

Projekttyp und Stundensätze

ERP-Software Formular Projekt


Beim Anlegen eines Projektes wird definiert

1) Projekttyp: Abrechnung nach Aufwand oder pauschal bzw. einen Fixpreis vereinbart wurde.
2)
ob der angebotene Stundensatz nach Leistung, nach Person oder einheitlich ist. Es greifen die hinterlegten Standardstundensätze auf Account-Ebene oder die beim Kunden definierten, abweichenden Stundensätze.

Interner Stundensatz hinterlegen!
Unbedingt auch die internen Stundensätze (was kostet mich der Mitarbeiter) in den Einstellungen erfassen, da diese grundlegend zur Rentabilitätsberechnung sind.

Leistungen & Personen, Zusatzleistungen

Dem Projekt Leistungen und Personen zuweisen



Sobald das Projekt gespeichert ist, kann man in der Detailansicht Leistungen und Personen verwalten.

Leistungen für die Zeiterfassung (1)

Beim Erstellen des Projekts werden die vordefinierten Standardleistungen für die Zeiterfassung abgefüllt.

Leistungen bearbeiten
  • Eine bestimmte Auswahl treffen oder nachträglich hinzugefügte Standardleistungen hinzufügen: Blauer Optionslink "Leistungen übernehmen?" nutzen.
  • Löschen: Rechts über das Dropdown möglich solange noch keine Stunden darauf erfasst sind.
  • Sperren: Rechts über das Dropdown. Diese Leistung wird dann nicht mehr in der Zeiterfassung angeboten.
  • Verrechenbar/nicht verrechenbar – wählbar rechts über das Dropdown.
  • Reihenfolge der Leistungen ändern: Drag'n'drop wie bei den Standardleistungen.
Leistungen aus Angebot übernehmen
Bei zugehörigem Angebot wird hier ein blauer Link für die Übernahme der Leistungen angezeigt. Es werden alle Pauschal- und Detailpositionen aus dem Angebot übernommen, die nicht als Zusatzleistungen markiert sind.

Personen & Teams für die Zeiterfassung (2)

Beim Erstellen des Projekts wird automatisch der Ersteller als Person hinzugefügt. Nur den hinzugefügten Personen wird das Projekt in der Zeiterfassung angeboten. 

Gezielt weitere Personen hinzufügen
Es können gezielt ganze Teams oder einzelne Personen zugewiesen werden. Das reduziert die Projektauswahl in der Zeiterfassung für den einzelnen Mitarbeiter und vermeidet Fehlbuchungen.

Alle Personen hinzufügen
Alle Personen können über den blauen Optionslink auf einen Klick hinzugefügt werden.

Neu im Account hinzugefügte Benutzer bzw. Personen
Unter "Personal" bei der Person unter "Projekte" > über das "+" rechts oben können bestimmte oder alle Projekte für die Zeiterfassung zugewiesen werden.

Zusatzleistungen

Im Projekt unter "Zusatzleistungen" werden alle Leistungen erfasst, auf die keine Zeiten erfasst werden soll. Z.B. Fremdleistungen, Pauschalen, Reisekosten, Abos usw. Genauere Infos dazu

Projektleitung

Jedem Projekt ist unter "Projektleitung" eine Person zugewiesen.
Projektleitung, Verantwortlicher eines Projekts


Diese Person

Kopieren, Archivieren, Löschen

Bearbeiten, Archivieren, Kopieren, Löschen
kann man ein Projekt in der Liste über das Dropdown rechts oder im Projekt selber rechts oben (siehe Abbildung).
Projekte archivieren


Kopieren
Projekte können kopiert werden. Der Kunde und zu übernehmende Eigenschaften werden direkt im Kopierschritt gewählt.

Archivieren
Projekte sollten nach Abschluss (in der Regel nach der abschliessenden Rechnung) archiviert werden. In diesem Schritt informiert MOCO über eventuelle offene Positionen und Angebote und nimmt dem Benutzer nach Zustimmung bei der Archivierung eines Projekts wesentliche Schritte ab:
  • Offene Angebote werden archiviert.
  • Offene Positionen (Stunden und Zusatzleistungen) werden als abgerechnet markiert.
  • Wiederkehrende  Zusatzleistungen werden pausiert.
Löschen
Nur leere Projekte können gelöscht werden. Stunden am besten umbuchen oder löschen.

Individuelle Projektinfo, Dateiupload

Zusatzinfos: Im Projekt können weitere Infos im Projektformular unter "Zusatzinfos" (siehe kleiner blauer Link) erfasst werden.

Abrechnungsinfo: Im Projekt unter "Abrechnung" lässt sich für das Projekt eine vom Kunden abweichende Rechnungsadresse, E-Mail-Adresse, CC-Adresse und eine textliche Info definieren (1).

Notizen und Dateien zum Projekt erfassen


Notizen & Dateien: Für Notizen oder einer Historie zum Projekt kann der Notizbereich genutzt werden. In diesem Bereich können auch informative Dateien hochgeladen – oder Personen benachrichtigt werden (2).

Individuelle Projektdaten erfassen: Je nach Bedarf können generelle eigene Felder zum Projekt definiert werden. Diese können auch auf einer Rechnung angezeigt werden.

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