Abrechnung

Standards vordefinieren

Zahlungsbedingungen
Standards zu Zahlungsfrist und Skonto eingeben.

Standardtexte

Einleitungs-, und Schlusstext und E-Mail Anschreiben
definiert man in den Einstellungen unter "Abrechnung"

Tipp: Einleitungstext leer lassen  Versendet man Rechnungen per E-Mail benötigt es keinen Einleitungstext. Dieser macht die Rechnung nur unnötig lange und hat kaum Aussagekraft. Es empfiehlt sich eher ein "Vielen Dank für den Auftrag" im Schlusstext nach der Zahlungsanweisung.

Variablen

Es stehen Variablen zur Verfügung. Diese kann man mit "{" ( Tippe alt + "(" ) aufrufen. Die Anredezeile greift auf Fallbacks zurück, falls sie nicht beim Kontakt individuell gesetzt wurde. Wie das funktioniert erklären wir hier (unter Punkt 4).

Seitenumbruch

Ein Seitenumbruch kann im Einleitungs- und Schlusstext mit "---" eingefügt werden.

Eigene UID
Sofern die eigene UID bzw. MWST-Nummer nicht Teil der Absenderangaben auf dem Briefpapier ist, diese mit in den Schlusstext nehmen.

Englisch
Vordefinierte englische Texte werden abgefüllt, wenn beim Kunden im Formular "Korrespondenz in Englisch" gewählt ist.

einstellungen abrechnung

Abweichende Standards für Kunde

Schlusstext und Zahlungsbedingungen können für einzelne Kunden überschrieben werden
Standards für Kunden

Die Standards können jederzeit noch auf der Rechnung angepasst werden.

Rechnungsinfos & Rechnungsaufbau

Infoblock
Welche Dokumentinfos auf der Rechnung im Infoblock angezeigt werden sollen, bestimmst du in den Einstellungen unter Layout > Angebote & Rechnungen. Alternativ kann man Infos auch als Variablen im Text setzen (Zum Einfügen "{" tippen).

Rechnungsaufbau bei Abrechnung nach Aufwand
Bei Abrechnung nach Aufwand gruppiert MOCO standardmässig nach Monat – alternativ kann für Projekte die Detailrechnung (erübrigt einen Stundenauszug) oder Kompaktrechnung (Gruppierung nach Monaten entfällt) unter Layout > Angebote & Rechnungen als Standard gewählt werden.

QR-Rechnung / EPC-QR-Code (GiroCode)

Scannen statt eintippen: Ein QR-Code auf der Rechnung erleichtert den Rechnungsempfängern das Bezahlen von Rechnungen. Er enthält alle Zahlungsinformationen und lässt sich digital einlesen.
QR-Code / GiroCode und QR-Rechnung für die Schweiz

QR-Rechnung: Schweizer Zahlungsstandard 

Die QR-Rechnung ist seit 30. Juni 2020 offizieller Zahlungsstandard in der Schweiz. Einzahlungsscheine werden in der grosszügigen Übergangszeit weiterhin unterstützt.

Vorteile im Überblick
  • Vereinfachte Ausstellung, dank IBAN-Format europaweit und auch in Euro möglich.
  • Fehlerfreie und vollständige Übernahme der Rechnungsdaten.
  • Einsetzbar für digitale und papierhafte Rechnungen.
Wie stelle ich auf die QR-Rechnung um?
1. Für die Bestellung einer QR-IBAN Bank kontaktieren.
2. In den Einstellungen unter "Abrechnung" > "ESR/QR-Rechnung" die QR-Rechnung wählen.
3. QR-IBAN bzw. IBAN und alle benötigten anderen Angaben eingeben.

Bedingungen für eine Rechnung damit eine QR-Rechnung erstellt werden kann:
  • Währung CHF
  • Empfänger in CH oder LI
  • Rechnung ist kein Entwurf

EPC-QR-Code (GiroCode)

Für alle anderen Accounts haben wir in diesem Schritt die Zahloption EPC-QR-Code (GiroCode) beim Erstellen von Rechnungen umgesetzt. Der Kunde scannt den QR-Code mit der Banking-App und zahlt so schnell, sicher und fehlerfrei, da Abtippen entfällt.
» Alle Infos zum GiroCode

Vorteile im Überblick
  • Einfachheit und Bequemlichkeit animieren Rechnungsempfänger zum sofortigen Bezahlen per Mobile-Banking und an SB-Terminals der Banken und Sparkassen.
  • Fehlerfreie und vollständige Übernahme der Rechnungsdaten.
  • Einsetzbar für digitale und papierhafte Rechnungen.
Wie aktiviere ich den GiroCode?
In den MOCO-Einstellungen unter "Abrechnung" > "QR-Code" die Option aktivieren und die Überweisungsangaben ausfüllen.

Warum ist die Referenznummer nicht gleich wie die meine Rechnungsnummer?
Die eigens definierte Rechnungsnummer kann ungültige Zeichen enthalten, weshalb die Referenznummer stattdessen die automatisch generierte Rechnungs-ID verwendet.
Die Referenznummer setzt sich wie folgt zusammen: "RF"+ Prüfziffer + Rechnungs-ID (Beispiel: RF3567554).

Über die Referenznummer suchen:
Man kann nach der Referenznummer in MOCO suchen (globale Suche und "Weitere Optionen" unter "Abrechnung").

Einzahlungsschein (CH)

ESR Einzahlungsschein Agentursoftware MOCO


Rechnungen mit ESR
Bis die QR-Rechnung salonfähig ist, bietet MOCO Rechnungen mit automatisch generiertem Einzahlungsschein/Referenznummer (ESR) an.

Das ESR/BESR-Verfahren muss bei der eigenen Bank beantragt werden und steht nicht automatisch zur Verfügung. Von der Bank erhält man alle  Daten, die für die Aktivierung in MOCO notwendig sind.
  • ESR/BESR in den Einstellungen unter "Abrechnung" > "Einzahlungsschein" aktivieren (siehe Abbildung).
  • Erstellt man über die Druckansicht ein Rechnungs-PDF mit Briefpapierhintergrund wird der Einzahlungsschein direkt auf der Extraseite visualisiert – druckt man auf vorgedrucktem Briefpapier und Einzahlungsschein (A4) aus, werden lediglich die Angaben dargestellt.

XRechnung

Wir arbeiten an einem Onlinegang für die XRechnung (ZUGFeRD). Nach aktueller Schätzung (Stand Anfang Mai) ist ein Onlinegang im Mai wahrscheinlich.

Kleinunternehmerregelung (D)

Fällt man unter die Kleinunternehmerregelung muss man keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen. Ein entsprechender Vermerk informiert den Empfänger der Rechnung über diese Besonderheit.

Für die Einstellungen bedeutet das
  • 1. In den Einstellungen unter "Account" > "Allgemein" bei USt. "0" eintragen. 
  • 2. Im Standardfusstext zusätzlich auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung hinweisen.
Beispiele für den Vermerk im Fusstext
  • Gemäß §19 UStG ist auf dieser Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen.
  • Keine Umsatzsteuer aufgrund der Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG

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