Abrechnung

Standards vordefinieren

In den Einstellungen unter "Abrechnung" definiert man die meisten abrechnungsspezifischen Dinge vor:
einstellungen abrechnung


Zahlungsbedingungen
Standards zu Zahlungsfrist und Skonto eingeben.

Standardtexte

Einleitungs-, und Schlusstext und E-Mail Anschreiben

Tipp: Einleitungstext leer lassen  Versendet man Rechnungen per E-Mail benötigt es keinen Einleitungstext. Dieser macht die Rechnung nur unnötig lange und hat kaum Aussagekraft. Es empfiehlt sich eher ein "Vielen Dank für den Auftrag" im Schlusstext nach der Zahlungsanweisung.

Variablen

Es stehen Variablen zur Verfügung. Diese kann man mit "{" ( Tippe alt + "(" ) aufrufen. Die Anredezeile greift auf Fallbacks zurück, falls sie nicht beim Kontakt individuell gesetzt wurde. Wie das funktioniert erklären wir hier (unter Punkt 4).

Seitenumbruch

Ein Seitenumbruch kann im Einleitungs- und Schlusstext mit "---" eingefügt werden.

Eigene UID
Sofern die eigene UID bzw. MWST-Nummer nicht Teil der Absenderangaben auf dem Briefpapier ist, diese mit in den Schlusstext nehmen.

Englisch
Vordefinierte englische Texte werden abgefüllt, wenn beim Kunden im Formular "Korrespondenz in Englisch" gewählt ist.

Abweichende Standards für Kunde

Schlusstext und Zahlungsbedingungen können für einzelne Kunden überschrieben werden
Standards für Kunden

Die Standards können jederzeit noch auf der Rechnung angepasst werden.

Rechnungsinfos & Rechnungsaufbau

Infoblock
Welche Dokumentinfos auf der Rechnung im Infoblock angezeigt werden sollen, bestimmst du in den Einstellungen unter Layout > Angebote & Rechnungen. Alternativ kann man Infos auch als Variablen im Text setzen (Zum Einfügen "{" tippen).

Rechnungsaufbau bei Abrechnung nach Aufwand
Bei Abrechnung nach Aufwand gruppiert MOCO standardmässig nach Monat – alternativ kann für Projekte die Detailrechnung (erübrigt einen Stundenauszug) oder Kompaktrechnung (Gruppierung nach Monaten entfällt) unter Layout > Angebote & Rechnungen als Standard gewählt werden.

QR-Rechnung (CH) / QR-Code

Scannen statt eintippen: Ein QR-Code auf der Rechnung erleichtert den Rechnungsempfängern das Bezahlen von Rechnungen. Der Kunde scannt den QR-Code mit der Banking-App und zahlt so schnell, sicher und fehlerfrei, da Abtippen entfällt.

QR-Rechnung Schweiz

Die QR-Rechnung für die Schweiz entspricht den Vorgaben des offiziellen Zahlungsstandards.
qr-rechnung schweiz

Wie stelle ich auf die QR-Rechnung um?
1. Für die Bestellung einer QR-IBAN Bank kontaktieren.
2. In den Einstellungen unter "Abrechnung" > "ESR/QR-Rechnung" die QR-Rechnung wählen.
3. QR-IBAN bzw. IBAN und alle benötigten anderen Angaben eingeben.

Diese Voraussetzungen muss eine Rechnung erfüllen damit eine QR-Rechnung erstellt werden kann:
  • Empfängeradresse vollständig
  • Währung CHF
  • Empfänger in CH oder LI
  • Rechnung ist kein Entwurf

EPC-QR-Code (GiroCode) International

Allen anderen Accounts ausserhalb der Schweiz können ihre Rechnungen mit dem EPC-QR-Code (GiroCode) erstellen.  » Alle Infos zum GiroCode
QR-Code / GiroCode und QR-Rechnung für die Schweiz


Vorteile im Überblick
  • Einfachheit und Bequemlichkeit animieren Rechnungsempfänger zum sofortigen Bezahlen per Mobile-Banking und an SB-Terminals der Banken und Sparkassen.
  • Fehlerfreie und vollständige Übernahme der Rechnungsdaten.
  • Einsetzbar für digitale und papierhafte Rechnungen.
Wie aktiviere ich den GiroCode?
In den MOCO-Einstellungen unter "Abrechnung" > "QR-Code" die Option aktivieren und die Überweisungsangaben ausfüllen.

Warum ist die Referenznummer nicht gleich wie die meine Rechnungsnummer?
Die eigens definierte Rechnungsnummer kann ungültige Zeichen enthalten, weshalb die Referenznummer stattdessen die automatisch generierte Rechnungs-ID verwendet.
Die Referenznummer setzt sich wie folgt zusammen: "RF"+ Prüfziffer + Rechnungs-ID (Beispiel: RF3567554).

Über die Referenznummer suchen:
Man kann nach der Referenznummer in MOCO suchen (globale Suche und "Weitere Optionen" unter "Abrechnung").

Einzahlungsschein (CH)

Die QR-Rechnung (siehe oben) ist seit 30. Juni 2020 offizieller Zahlungsstandard in der Schweiz. Einzahlungsscheine werden bis zum 30.9.2022 unterstützt.
ESR Einzahlungsschein Agentursoftware MOCO


Das ESR/BESR-Verfahren muss bei der eigenen Bank beantragt werden und steht nicht automatisch zur Verfügung. Von der Bank erhält man alle  Daten, die für die Aktivierung in MOCO notwendig sind.
  • ESR/BESR in den Einstellungen unter "Abrechnung" > "Einzahlungsschein" aktivieren (siehe Abbildung).
  • Erstellt man über die Druckansicht ein Rechnungs-PDF mit Briefpapierhintergrund wird der Einzahlungsschein direkt auf der Extraseite visualisiert – druckt man auf vorgedrucktem Briefpapier und Einzahlungsschein (A4) aus, werden lediglich die Angaben dargestellt.

XRechnung (D)

XRechnung von MOCO erstellen lassen
1. Option in den Einstellungen (Abrechnung > XRechnung) aktivieren.
2. Bei betreffenden Kunden XRechnung aktivieren (Checkbox im Formular unter "Weitere Optionen").
3. Im Kunden-Tab "XRechnung" relevante Angaben ergänzen.
4. Bei jeder Rechnung wird oben rechts ein neue Button "XRechnung" angezeigt. Über diesen die XRechnung herunterladen und über den eigenen Mailclient versenden.
 
Xrechnung erstellen Agentursoftware


Eventuelle projektbezogene Bestellnummern beim Download in der Abfrage erfassen. Am besten die Nummer vorab auf der Abrechnungsseite unter "Abrechnungsinfos" eintragen, damit sie später zur Hand ist.

Für die Generierung der XRechnung läuft über Faktoora – Spezialist für elektronische Rechnungen. Bis Ende August 2021 kann die Option in einer öffentlichen Beta-Phase kostenlos genutzt werden – danach ist eine kostenpflichtige Buchung in MOCO nötig.

E-Rechnung, XRechnung, ZUGFeRD? Wir erklären hier genauer was die Begriffe unterscheidet.

Nicht mehrwertsteuerpflichtig

Fällt man unter die Kleinunternehmerregelung muss man keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen. Ein entsprechender Vermerk informiert den Empfänger der Rechnung über diese Besonderheit.

Für die Einstellungen bedeutet das
  • 1. In den Einstellungen unter "Account" > "Allgemein" bei USt. "0" eintragen. 
  • 2. Im Standardfusstext zusätzlich auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung hinweisen.
Beispiele für den Vermerk im Fusstext
  • Gemäß §19 UStG ist auf dieser Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen.
  • Keine Umsatzsteuer aufgrund der Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG

Mehr zu Einstellungen...
30 Tage gratis

Account sofort startbereit. Voller Funktionsumfang. Ohne Zahlungsangaben.