Abrechnung

Standards vordefinieren

Einstellungen > Abrechnung > Rechnungen
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Einleitungs-, und Schlusstext, E-Mail-Text & Signatur

Tipp: Einleitungstext leer lassen  Versendet man Rechnungen per E-Mail benötigt es keinen Einleitungstext. Dieser macht die Rechnung nur unnötig lange und hat kaum Aussagekraft. Es empfiehlt sich eher ein "Vielen Dank für den Auftrag" im Schlusstext nach der Zahlungsanweisung.

Variablen einfügen
 
Es stehen Variablen zur Verfügung. Diese kann man mit "{" ( Tippe alt + "(" ) aufrufen. (siehe Hinweis 1)
Die Anredezeile greift auf Fallbacks zurück, falls sie nicht beim Kontakt individuell gesetzt wurde.

Logo für E-Mail-Signatur einfügen
Ein zuvor unter Account > E-Mail definiertes Signaturbild kann auch über die Variablen im E-Mail-Textfeld eingefügt werden.

Seitenumbruch einfügen

Ein Seitenumbruch kann im Einleitungs- und Schlusstext mit "---" eingefügt werden (siehe Hinweis 1).

Eigene UID
Die eigene UID bzw. MWST-Nummer am besten bei den Absenderangaben auf dem Briefpapier platzieren. Ansonsten diese mit in den Standard-Schlusstext nehmen.

Englisch
Die hier vordefinierbaren englischen Texte werden abgefüllt, wenn beim Kunden im Formular "Korrespondenz in Englisch" gewählt ist.

Zahlungsbedingungen
Standards zu Zahlungsfrist und Skonto eingeben.

Abweichende Standards für Kunde

Schlusstext und Zahlungsbedingungen können für einzelne Kunden überschrieben werden
Standards für Kunden

Die Standards können jederzeit noch auf der Rechnung angepasst werden.

Rechnungsinfos & Rechnungsaufbau

Einstellungen > Layout > Angebote & Rechnungen

Infoblock
Welche Dokumentinfos auf der Rechnung im Infoblock angezeigt werden sollen, bestimmst du in den Einstellungen unter Layout > Angebote & Rechnungen. Alternativ kann man Infos auch als Variablen im Text setzen (Zum Einfügen "{" tippen).

Rechnungsaufbau bei Abrechnung nach Aufwand
Bei Abrechnung nach Aufwand gruppiert MOCO standardmässig nach Monat – alternativ kann für Projekte die Detailrechnung (erübrigt einen Stundenauszug) oder Kompaktrechnung (Gruppierung nach Monaten entfällt) unter Layout > Angebote & Rechnungen als Standard gewählt werden.

QR-Rechnung (CH) / QR-Code

Einstellungen > Abrechnung

Scannen statt eintippen: Ein QR-Code auf der Rechnung erleichtert den Rechnungsempfängern das Bezahlen von Rechnungen. Der Kunde scannt den QR-Code mit der Banking-App und zahlt so schnell, sicher und fehlerfrei, da Abtippen entfällt.

QR-Rechnung Schweiz

Die QR-Rechnung hat den bisherigen orangen und roten Einzahlungsschein seit Oktober 2022 als Standard abgelöst. Es gibt diese beiden Typen der QR-Rechnung:

Die QR-Rechnung mit QR-IBAN ersetzt den bisherigen orangen Einzahlungsschein. Die QR-Referenz entspricht der bisherigen ESR-Referenz und dient dem einfachen Abgleich von Rechnungen mit den Zahlungseingängen. Die sogenannte QR-IBAN löst die bisherige 9-stellige ESR-Teilnehmernummer ab. D. h. anstelle von bisher 01-... wird ab jetzt auf dem Zahlteil mit QR-Code eine IBAN-Nummer angezeigt. Diese QR-IBAN wird von der Bank vergeben und muss in MOCO beim Einrichten der QR-Rechnung erfasst werden.

Die QR-Rechnung mit normaler IBAN deckt die einfache Fakturierung – früher roter Einzahlungsschein – ab: Die Referenz ist nicht strukturiert.
QR-Rechnung MOCO Agentursoftware

Wie stelle ich auf die QR-Rechnung um?
1.
In den Einstellungen unter "Abrechnung" > "ESR/QR-Rechnung" den  Typ der QR-Rechnung wählen.
2. Für die Bestellung einer QR-IBAN (= ehemals oranger Einzahlungsschein) deine Bank kontaktieren.
3. QR-IBAN bzw. IBAN und alle benötigten anderen Angaben eingeben.

Unterhalb siehst du dann eine Vorschau des QR-Zahlschein-Teils (4), der dann zu jeder Rechnung automatisch ergänzt wird.
QR-Rechnung Software Schweiz

Diese Voraussetzungen muss eine Rechnung erfüllen damit eine QR-Rechnung erstellt werden kann:
  • Empfängeradresse vollständig und fehlerfrei
  • Währung CHF
  • Empfänger in CH oder LI
  • Rechnung ist kein Entwurf

EPC-QR-Code (GiroCode) International

Allen anderen Accounts ausserhalb der Schweiz können ihre Rechnungen mit dem EPC-QR-Code (GiroCode) erstellen.  » Alle Infos zum GiroCode
QR-Code, GiroCode und QR-Rechnung für die Schweiz


Vorteile im Überblick
  • Einfachheit und Bequemlichkeit animieren Rechnungsempfänger zum sofortigen Bezahlen per Mobile-Banking und an SB-Terminals der Banken und Sparkassen.
  • Fehlerfreie und vollständige Übernahme der Rechnungsdaten.
  • Einsetzbar für digitale und papierhafte Rechnungen.
Wie aktiviere ich den GiroCode?
In den MOCO-Einstellungen unter "Abrechnung" > "QR-Code" die Option aktivieren und die Überweisungsangaben ausfüllen.

Sonstiges

Kann die Referenznummer die Rechnungsnummer enthalten?
a) Accounts, die ab dem 16. Juli erstellt wurden, verwenden in der Referenznummer die Rechnungsnummer ohne Buchstaben und Sonderzeichen: "RF"+ Prüfziffer + Rechnungsnummer (Beispiel: RF35220601).
b) Accounts, die bis zum 15. Juli erstellt wurden, verwenden noch die Vorversion: "RF"+ Prüfziffer + Rechnungs-ID (Beispiel: RF3567554). Bitte via In-App-Service Bescheid geben, wenn eine Umstellung auf a) präferiert wird.

Über die Referenznummer suchen:
Man kann nach der Referenznummer in MOCO suchen (globale Suche und "Weitere Optionen" unter "Abrechnung").

eBill (CH)

eBill ist ein Zahlverfahren für Rechnungen in der Schweiz. Mit eBill erhalten deine Kunden ihre Rechnungen nicht mehr per Post oder E-Mail, sondern direkt im E-Banking. Dort können sie diese mit wenigen Klicks prüfen und direkt bezahlen.

Vorteile eBill

  • Jeder Kunde entscheidet selbst im E-Banking, ob er deine Rechnungen mit dem eBill-Verfahren zahlen möchte. Andere sehen lediglich eine zusätzliche Angabe auf ihrem Zahlschein (siehe Abbildung 1).
eBill QR-Rechnung Agentursoftware MOCO

  • Zahlungen können schnell, fehlerfrei und zuverlässig übermittelt werden.
  • Dein Kunde nimmt die Rechnung als sicher und vertrauenswürdig wahr.
  • Du wirst von deinem Kunden als fortschrittlich wahrgenommen, wenn du eine moderne Zahlungsoption anbietest.
  • Weniger Papierverbrauch durch den digitalen Rechnungsprozess (falls du bisher per Post geschickt hast).
Weitere Infos zur Aktivierung und Benutzung des eBill Zahlungsverfahren für deine QR-Rechnungen.

XRechnung (D)

Einstellungen > Abrechnung > XRechnung

Die XRechnung stellt Rechnungsinhalte – anstelle auf Papier oder in einer Bilddatei wie z. B. als PDF – in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datensatz dar. Dies erleichtert die automatische Weiterverarbeitung.
Seit Ende 2020 müssen Rechnungen in Deutschland an Auftraggeber des Bundes mit einem Betrag über 1000 EUR digital im neuen eRechnungs-Format XRechnung in der „Zentrale Rechnungseingangs-Plattform“ des Bundes (ZRE) eingehen.

XRechnungen an öffentliche Auftraggeber von MOCO erstellen lassen
1. Aktivieren in den Einstellungen (Abrechnung > XRechnung), indem du alle Angaben erfasst.
2. Aktivieren für betreffenden Kunden  (Checkbox im Formular unter "Weitere Optionen").
3. Im Kunden-Tab "XRechnung" relevante Angaben ergänzen.
4. Bei jeder Rechnung wird oben rechts ein neue Button "XRechnung" angezeigt. Über diesen die XRechnung herunterladen und über den eigenen Mailclient versenden.
 
Xrechnung erstellen Agentursoftware


Eventuelle projektbezogene Bestellnummern oder eine Kontaktperson (nicht bei allen Empfängern Pflicht) beim Download in der Abfrage erfassen. Am besten die vom Empfänger geforderten Infos vorab auf der Abrechnungsseite unter "Abrechnungsinfos" eintragen, damit sie später zur Hand ist.

E-Rechnung, XRechnung, ZUGFeRD? Wir erklären hier genauer was die Begriffe unterscheidet.

ACHTUNG: Da die Nachfrage zur X-Rechnungen bisher nicht wie erwartet zugenommen hat und die kostenlose Testphase ausläuft, ist diese Funktionalität ab 01.01.2023 zusätzlich zum Abo direkt bei Faktoora zu buchen (Bestandskunden wurden im Sommer 2022 dazu informiert).

Bankanbindung-Zahlungsabgleich

Einstellungen > Abrechnung > Zahlungsabgleich

Info: Die Bankanbindung ist aktuell nur für deutsche und österreichische Accounts möglich, da hier finAPI integriert wurde und das zahlreiche Banken abdeckt. In der Schweiz warten wir noch auf ähnliche Potentiale. Für die Schweiz empfehlen wir aktuell den Abgleich über camt.

Bankverbindung einrichten
1. Gehe in den Einstellungen auf "Abrechnung" > "Zahlungsabgleich".
2. Wähle, ob alle Zahlungen abgeholt werden sollen oder nur die Zahlungen, die einer Rechnung automatisch zugewiesen werden können (1).
3. Wähle "Bank verbinden" (2) und vergesse nicht bei der Verbindung "PIN speichern" auszuwählen, damit die Verbindung nicht regelmässig erneuert werden muss. (Nichtsdestotrotz hängt es schlussendlich von der Bank ab, wie oft sie eine Authentifizierung verlangt)
4. Nach erfolgreicher Verbindung über FinAPI wird die Bank mit Ihren Konten aufgelistet.
5. Konten wählen.

Bank verbinden für Zahlungsabgleich

Wie der Zahlungsabgleich mit der Bankanbindung funktioniert zeigen wir hier.

Nicht mehrwertsteuerpflichtig

Fällt man unter die Kleinunternehmerregelung muss man keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen. Ein entsprechender Vermerk informiert den Empfänger der Rechnung über diese Besonderheit.

Für die Einstellungen bedeutet das
  • 1. In den Einstellungen unter "Buchhaltung" > "Steuersätze" "0 %" als Standard wählen. 
  • 2. Im Standardfusstext zusätzlich auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung hinweisen z.B. "Gemäß §19 UStG ist auf dieser Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen" oder "Keine Umsatzsteuer aufgrund der Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG"

KSK Auswertung

In MOCO kannst du auf diese Art schnell den Betrag für die KSK beziffern:

1. Lege für Rechnungen ein eigenes Feld an (ohne Anzeige auf der Rechnung) und bezeichne es mit "KSK" und Platzhaltertext "Betrag"
2. Fülle den Betrag bei jeder Rechnung rechts oben in der Rechnung ein.

Im Excel-Export unter "Abrechnung" gibt es dann eine eigene Spalte "KSK" über die die Summe für einen gewählten Zeitraum einfach auswertbar ist.

KSK auswerten mit der Agentursoftware MOCO


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