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Checkliste für den Jahreswechsel.

Personalverwaltung MOCO – Tipps zum Jahreswechsel

Das neue Jahr beginnt bald. Rund um die Personalverwaltung gibt es ein paar Punkte zu erledigen: Überstunden, Urlaubsguthaben, Resturlaub etc. Hier findest du deine Checkliste für den Jahreswechsel.


Vorbereiten im Dezember

1. Feiertage 2022 eintragen

Mit dem Serieneintrag können ganze und halbe Feiertage auf einmal für alle Personen eingetragen werden. Dabei kann auf eine Vorlage (1) zurückgegriffen werden. MOCO schlägt alle gängigen Feiertage vor und das Standardset für die Firma kann gewählt bzw. angepasst werden.
Feiertage für das Personal eintragen

Weichen die Feiertage bei einzelnen Personen ab, die Anpassung bei einer Person vornehmen. Die Feiertage dieser bestimmten Person lassen sich für weitere Personen übernehmen (2).

2. Erinnerung an Mitarbeitende 

Alle Mitarbeitende daran erinnern, bis 31.12. alle Stunden eingetragen zu haben. Bei Betriebsferien nach Weihnachten für einen entsprechend früheren Termin.



Anfang Januar erledigen (Quick-Links ab 1.1.22 verfügbar)

3. Zeiterfassung für 2021 sperren

Zum Jahreswechsel Zeiterfassung sperren
Die Sperrung (Einstellungen > Zeiterfassung) stellt sicher, dass Mitarbeitende ihre Stunden nicht mehr ändern können – und sich damit auch Überstunden nicht mehr ändern. 

4. Überstunden übertragen oder nullen

MOCO Jahreswechsel Überstunden Übertrag
1. Übersicht zu 2021 verschaffen auf Berichte > Personal. Über die Überstundensumme einer Person direkt auf dessen Soll-Ist-Seite wechseln (1).
2. Alle Personen über den Wechsler oben rechts durchgehen (2) und Überstunden per Quick-Link (Vorjahr) übernehmen (ab 1.1.2022 -> 3a).
Option Zeitkonto: Bei Auszahlung oder wenn Stunden mit dem Gehalt abgegolten sind, im Zeitkonto (mit Datum) abziehen (3b).

Abgesehen von der komfortableren Übernahme per Klick kann auch in dringenden Einzelfällen immer ein manueller Übertrag erfolgen: Im Zeitkonto 2021 Überstunden durch Abzug nullen und im Urlaubskonto 2022 gutschreiben.

5. Resturlaub und Urlaubsguthaben übertragen

Jahreswechsel Urlaubsguthaben Resttage Übertrag
Wieder von einem Urlaubskonto ausgehend von Person zu Person springen (siehe bei "Überstunden übertragen" im Bild Nr. 2) und
1. Resturlaub im Vorjahr kontrollieren und per Quick-Link übernehmen (ab 1.1.2022 verfügbar)
2. Ausgewählte Guthabenpositionen ins 2022 kopieren

Abgesehen von der komfortableren Übernahme per Quick-Link kann auch in dringenden Einzelfällen ein manueller Übertrag erfolgen: Im Urlaubskonto 2021 das Konto durch Abzug/Gutschrift nullen und entsprechend im Zeitkonto 2022 erfassen.

6. Urlaubs- und Krankheitstage von 2021 reporten

1. Unter "Berichte" > "Planung" kannst du die Abwesenheiten pro Person und Tag exportieren.
2. Unter "Berichte" > "Personal" kannst du die Zeiterfassung, Soll-Ist & Abwesenheiten pro Person und Jahr exportieren.
3. Unter "Personal" bei jeder Person  unter "Soll-Ist" kannst du detailliert Zeiterfassung, Soll-Ist & Abwesenheiten pro Person und Tag exportieren. Über "Nächste Person" kannst du direkt zur nächsten Person wechseln.

7. FAQ & Sonstiges

Warum werden unter "Berichte" Personen angezeigt, die nicht mehr im Unternehmen bzw. deaktiviert sind?
Beim Deaktivieren kommt eine Abfrage, über die das Wochenmodell (entspricht dem Anstellungsverhältnis) beendet werden kann. Bei den betreffenden Personen scheint das nicht korrekt hinterlegt worden zu sein. Gehe unter "Personal" auf "Sollstunden". Das ist deine Liste, über die du alle Wochenmodelle schnell kontrollieren kannst.

Urlaubs- und Krankheitstage von 2021 reporten
1. Unter "Berichte" > "Planung" kannst du die Abwesenheiten pro Person und Tag exportieren.
2. Unter "Berichte" > "Personal" kannst du die Zeiterfassung, Soll-Ist & Abwesenheiten pro Person und Jahr exportieren.
3. Unter "Personal" bei jeder Person  unter "Soll-Ist" kannst du detailliert Zeiterfassung, Soll-Ist & Abwesenheiten pro Person und Tag exportieren. Über "Nächste Person" kannst du direkt zur nächsten Person wechseln.

Interne Stundensätze überprüfen
Der Jahreswechsel ist eine gute Gelegenheit, um nochmals alle internen Stundensätze auf ihre Aktualität zu prüfen und ggf. für das neue Jahr anzupassen. Lohnerhöhungen wirken sich dabei geringer aus als teilweise angenommen wird.

Unfertige Leistungen
Für die Ermittlung unfertiger Leistungen Export unter "Projekte" am 31.12. oder 1.1. nutzen.

Hast du weitere Fragen?
Kontaktiere uns einfach unten rechts in MOCO – oder (falls z.B. der Service wegen eines Adblocker-Plugins unterdrückt wird) schicke eine E-Mail an support@mocoapp.com