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Checkliste für den Jahreswechsel 2022/2023.

Personalverwaltung MOCO – Tipps zum Jahreswechsel

Das neue Jahr beginnt bald. Rund um die Personalverwaltung gibt es ein paar Punkte zu erledigen: Überstunden, Urlaubsguthaben, Resturlaub etc. Hier findest du deine Checkliste für den Jahreswechsel.

Vorbereiten im November/Dezember ...

1. Feiertage 2023 eintragen

Mit dem Serieneintrag können ganze und halbe Feiertage auf einmal für alle Personen eingetragen werden. Dabei kann auf eine Vorlage (1) zurückgegriffen werden. MOCO schlägt alle gängigen Feiertage vor und das Standardset für die Firma kann gewählt bzw. angepasst werden.
Feiertage in MOCO für Personal eintragen

Weichen die Feiertage bei einzelnen Personen ab, die Anpassung bei einer Person vornehmen. Die Feiertage dieser bestimmten Person lassen sich für weitere Personen übernehmen (2).

2. Erinnerung an Mitarbeitende 

Mitarbeitende daran erinnern, bis 31.12. alle Stunden einzutragen.

... Anfang Januar erledigen 

3. Zeiterfassung für 2022 sperren

Zum Jahreswechsel Zeiterfassung sperren
Die Periodensperre (Einstellungen > Zeiterfassung) stellt sicher, dass Mitarbeitende ihre Stunden nicht mehr ändern können – und sich damit auch Überstunden nicht mehr ändern. 

4. Überstunden managen

1. Übersicht zu allen Personen
Gehe auf "Berichte" > "Personal" > "Soll-Ist & Verrechenbarkeit". Erstelle einen Export für deine Ablage.

2. Kontrolliert/individuell pro Person
In der Übersicht kannst du über Klick auf den Saldo der Person kannst du direkt in die Detailansicht "Soll-Ist" der Person wechseln.

MOCO Jahreswechsel Überstunden Saldo Übertrag

3. Alle Personen über den Wechsler oben rechts durchgehen. Dabei:
4. Überstunden per Quick-Link ins 2023 übertragen. Die Option wird zwischen Dezember und Februar und angeboten und ersetzt einen manuellen Übertrag des Saldos in den Zeitkonten.
5. Bei Auszahlung oder abgegoltenen Stunden die Stunden im Zeitkonto manuell abziehen.

6. Alternativ mit einem Klick den Überstunden-Übertrag für alle Personen übertragen
In der Übersicht wird die automatische Übernahme aller Saldi angeboten. Die Option wird wie die bei der einzelnen Person zwischen Dezember und Februar und sichtbar.

» Alle Infos zum Zeitkonto

5. Urlaubskonten managen

1. Übersicht zu allen Personen
Gehe auf "Berichte" > "Personal" > "Urlaub & Krankheit". Verschaffe dir einen Überblick zu allen Personen und erstelle einen Export für deine Ablage.

2. Kontrolliert/individuell pro Person
In der Übersicht kannst du über Klick auf das Restguthaben der Person kannst du direkt in das Urlaubskonto der Person wechseln.

3. Dann alle Personen über den Wechsler "Nächste Person" durchgehen (wie bei Überstunden). Dabei:
4. Resturlaub per Quick-Link ins 2023 übertragen. Dieser wird zwischen Dezember und Februar angeboten und ersetzt einen manuellen Übertrag des Saldos in den Urlaubskonten.
 5. Guthaben 2023 hinterlegen
Guthabenpositionen im Urlaubskonto 2022 kannst du über das Dropdown ins 2023 kopieren (siehe Bild) oder manuell Guthaben im Urlaubskonto 2023 erfassen.

Jahreswechsel Urlaubsguthaben Restguthaben Übertrag

6. Alternativ mit einem Klick Resturlaub für alle Personen übertragen
In der Übersicht wird der automatische Übertrag aller Saldi angeboten. Die Option wird wie die bei der einzelnen Person zwischen Dezember und Februar und sichtbar.

6. Urlaubs- und Krankheitstage von 2022 reporten

1. Unter "Berichte" > "Planung" kannst du die Abwesenheiten pro Person und Tag exportieren.
2. Unter "Berichte" > "Personal" kannst du die Zeiterfassung, Soll-Ist & Abwesenheiten pro Person und Jahr exportieren.
3. Unter "Personal" bei jeder Person  unter "Soll-Ist" kannst du detailliert Zeiterfassung, Soll-Ist & Abwesenheiten pro Person und Tag exportieren. Über "Nächste Person" kannst du direkt zur nächsten Person wechseln.

Cleanup-Check

Werden bei dir unter "Berichte" Personen angezeigt, die nicht mehr im Unternehmen tätig bzw. deaktiviert sind?
Beim Deaktivieren kommt eine Abfrage, über die das Wochenmodell (entspricht dem Anstellungsverhältnis) beendet werden kann. Bei den betreffenden Personen scheint das nicht korrekt hinterlegt worden zu sein. Gehe unter "Personal" auf "Sollstunden". Das ist deine Liste, über die du alle Wochenmodelle schnell kontrollieren kannst.

Reminder: Interne Stundensätze überprüfen
Der Jahreswechsel ist eine gute Gelegenheit, um nochmals alle internen Stundensätze auf ihre Aktualität zu prüfen und ggf. für das neue Jahr anzupassen. Lohnerhöhungen wirken sich dabei geringer aus als teilweise angenommen wird.

Reminder: Projekte nach der letzten Rechnung ins Archiv verschieben
Das Debitorenmanagement läuft unabhängig unter "Abrechnung"

Reminder: Erledigte Eingangsrechnungen immer ins Archiv verschieben
So bleiben nur Rechnungen im Eingang, bei denen es noch was zu tun gibt. Wir empfehlen bei Nutzung des Buchhaltungsexports erst alle Rechnungen des zu exportierenden Zeitraums zu erledigen und dann erst zu exportieren.

Sonstiges

Unfertige Leistungen
Nutze am 31.12. bzw. 1.1. unter "Projekte" oben rechts den Excel-Export.

Hast du noch Fragen?
Kontaktiere uns einfach unten rechts in MOCO oder (falls z.B. der Service wegen eines Adblocker-Plugins unterdrückt wird) schicke eine E-Mail an support@mocoapp.com